При створенні системи обліку підприємства та неприбуткові організації повинні створити основу для внутрішнього контролю. Процес внутрішнього контролю допомагає гарантувати, що система працює належним чином і що всі залучені працівники виконують, як і очікувалося. Наявність такої важливої бізнес-функції забезпечує достатню впевненість, зменшуючи ймовірність помилок і захищаючи активи організації. Зважаючи на свою важливість, компанії добре розуміють основні принципи внутрішнього контролю.
Обов'язки
Компанії повинні чітко встановити відповідальність. Призначення конкретних обов'язків окремим особам гарантує, що вони розуміють свою роль у підтримці внутрішнього контролю. Якщо відповідальність внутрішнього контролю послідовно не враховується, ефективна система внутрішнього контролю дасть зрозуміти, хто не виконує поставлене завдання.
Облік
Пам'ять не є безпомилковим інструментом, особливо при роботі з великими обсягами інформації або транзакцій. Правильні процедури ведення обліку дозволять компаніям мати точну історію операцій. Такі історичні дані дозволяють компанії звертатися до неї пізніше, якщо виявлено проблему або якщо необхідно роз'яснення.
Страхування та зв'язування
На жаль, навіть найкраща система внутрішнього контролю не може запобігти втраті активу. Забезпечуючи страхування активів і зв'язування з працівниками, організація може бути впевнена, що вона буде відшкодована за вартість активу, якщо його викрадене або іншим чином привласнено.
Записи активів та зберігання
У системі внутрішнього контролю люди, які мають фізичний доступ до грошових коштів та інших активів, не є тими ж людьми, які зберігають записи, що стосуються цього активу. Якщо, наприклад, особа, відповідальна за ведення дрібних касових документів, була тією ж особою, яка мала ключ до дрібної каси, то цій особі було б легко допомогти в отриманні готівки під час фальсифікації запису дрібних грошей. Особа, яка веде облік активів, не повинна мати фізичного доступу до активів, які він відстежує.
Відповідальність за відповідні операції
Іноді для завершення однієї транзакції необхідно виконати кілька завдань. У цьому випадку важливо, щоб різні співробітники виконували окремі завдання, що складають транзакцію. Це гарантує, що у виконанні завдання було залучено більше однієї людини, що збільшує шанси виявити будь-які помилки або шахрайські дії.
Технологічний контроль
Охоронна сигналізація, електронні клавіатури та інші технології на основі технології можуть допомогти організаціям захистити активи. Технології часто можуть йти туди, де люди не можуть, і можуть бути на роботі 24 години на добу, не вимагаючи додаткової оплати або перерви. Розумні компанії посилюють свої системи внутрішнього контролю відповідною та економічно ефективною технологією.
Незалежний огляд
Компанії повинні регулярно переглядати свої системи внутрішнього контролю. Це має робити особа, яка не виконала жодної з перевірених робіт. Незалежний оцінювач може об'єктивно звітувати про роботу, що виконується протягом всього процесу внутрішнього контролю, і не має підстав покривати помилки або бути надто оптимістичним щодо процедур контролю.
