Коли підприємства визначають необхідність придбання матеріалів або ремонту контрактів, агент з закупівель або власник буде вимагати пропозицію - або кошторис витрат на постачання та / або певний обсяг робіт. Звичайно для власника або агента вимагається пропозиція від декількох конкуруючих компаній, щоб знайти кращого постачальника. Коли вибрано підрядника-переможця, професійна ввічливість повідомляє невдалих учасників про ваші наміри. Майте на увазі, що постачальники можуть брати участь у торгах на ваших майбутніх проектах.
Фон
Перший процес отримання котирувань, відомий професійно як запит на пропозицію (RFQ), полягає у визначенні обсягу робіт. Оскільки агент з закупівель переглядає та відхиляє подані заявки, ви повинні знати, яку саме роботу потрібно виконувати та який очікуваний результат, щоб інформація могла бути передана компанії, що подає заявку.
Власник або покупець також хоче мати на увазі уявлення про вартість проекту. Якщо ви досліджуєте та оцінюєте, що ремонт даху на окружній в'язниці повинен коштувати менше $ 350,000, а ставки повертаються на суму понад 500 000 доларів - вам слід переглянути деталі. Ви могли б мати нереальний бюджет, або компанії-учасники торгів могли бути просто завищеними.
Лист відхилення
Якщо ставки занадто високі, відключіть їх. Пам'ятаючи, що ви, можливо, захочете співпрацювати з цими компаніями в майбутньому, ви не хочете залишати їх цікавими. Це професійне і ввічливе відправити стандартний лист відхилення форми.
Запит на повторну торгівлю
Можуть бути випадки, коли подається пропозиція, яка відсутня. Можливо, торговий представник або підрядник не зрозуміли сферу роботи, або, можливо, ви вирішили усунути частину роботи. Надішліть відповідний лист із запитом на повторну ставку. У своєму документі пропонуйте пропозиції, роз'яснення або зміни до учасника.
Відхилення всіх
Іноді можливо, що всі ставки будуть надто високими. Коли це станеться, ви повинні надіслати листа всім учасникам, які повідомили, що котирування відхиляються і повідомляти їм дату прийняття нових подань.
Ліквідація внаслідок специфікації
Деякі компанії, особливо некомерційні організації, повинні дотримуватися дуже детального процесу пропозиції. Університет Теннессі, наприклад, вимагає від учасників подати свою пропозицію в конверті, визначеному з ім'ям учасника, адресою, запитом щодо номера котирувань та інформацією про ліцензування підрядника. Коли надходять котирування, які не мають відповідної інформації, як описано, просто поверніть подання з короткою формою листа з поясненням, що процес подання не був виконаний правильно.
