Початкове спілкування між потенційним клієнтом і юридичною фірмою, як правило, здійснюється по телефону, обробляється адміністратором. Як наслідок, важливо, щоб адміністратор фірми був професійним і ввічливим у будь-який час. Підтримка професіоналізму іноді може бути проблемою, особливо для адміністраторів, які щодня відповідають на велику кількість дзвінків. Але є певні принципи, які ви повинні завжди дотримуватися при відповіді на дзвінки в офісі.
Початковий виклик
Візьміть кожен дзвінок, оголосивши ім'я юридичної фірми, ідентифікуючи себе по імені, і дізнавшись, як ви можете допомогти абоненту. Наприклад, "Доброго ранку, це юридична фірма X і Y, Джейн говорить, з ким я розмовляю?" Після того, як ви визначили абонента по імені, запитайте: "Як я можу допомогти вам сьогодні пані З?" посилайтеся на абонента по імені під час решти розмови. Примітка під час кожного дзвінка може бути корисною, особливо стосовно імен. Під час розмови підтримуйте позитивний тон, будьте терплячі і ніколи не втрачайте себе. Уникайте використання жаргону, сленгу або не-слів, таких як "ага" і "гм"
Визначення потреб абонента
Для вас дуже важливо уважно прислухатися до того, хто телефонує, визначити її потреби і надати їй необхідну інформацію в чіткій і лаконічній формі. Кожен абонент шукає допомоги в отриманні необхідної інформації або пошуку потрібної особи, з якою можна говорити.
Маршрутизатор до відповідної особи у фірмі
Якщо абонент запитує інформацію, яку найкраще надає адвокат, повідомте абонента, що він повинен поговорити з кимось іншим і попросити його провести переказ. Зверніться до адвоката, якому ви маєте намір перенести виклик, оголосіть абонента по імені, розкрийте мету дзвінка і переведіть дзвінок, якщо адвокат доступний. Жоден абонент не повинен залишатися на утримуванні більше 45 секунд. Через 45 секунд, запитайте абонента, якщо вона хоче продовжувати утримувати, хотілося б, щоб його передзвонили, коли адвокат доступний або бажав би передзвонити пізніше.
Завершити дзвінок
Перед завершенням кожного дзвінка запитайте, чи можна отримати будь-яку додаткову допомогу, перш ніж завершити дзвінок. Дякуємо абоненту за розгляд юридичної фірми. Рідко можливо, щоб юрист-прийомник переконав потенційного клієнта в працевлаштуванні юридичної фірми, але для адміністратора дуже легко втратити клієнта для юридичної фірми, будучи непрофесійним, грубим або неввічливим.
