Блок-схеми корисні для того, щоб показати, як кроки в бізнес-процесі збігаються. Використовуються для документування циклу обліку, вони служать не тільки зручним контрольним списком, щоб переконатися, що ваші співробітники виконують кожен крок у повному циклі обліку щомісяця, але вони також допомагають аналізувати та вдосконалювати бухгалтерські потоки. Як тільки ви зрозумієте, які символи використовувати, де і яка інформація вимагає, блок-схему процесу обліку не складно створити.
Зрозуміти символи блок-схем
Символи блок-схем показують кроки, рішення та завдання, що беруть участь у циклі обліку. Хоча ви можете використовувати будь-який символ для відображення кожного з них, багато людей використовують стандартні символи. Для блок-схеми процесу обліку вони включають овали, прямокутники і паралелограми, які є плоскими формами з паралельними і рівними по довжині протилежними сторонами. Також корисними є стрілки, які сигналізують про напрямок, в якому протікає процес обліку. Як пояснює сайт Mind Tools, овали найчастіше зображують початок або кінець процесу, прямокутники визначають конкретні завдання, а їхні інструкції або напрямки і паралелограми класифікують бухгалтерські результати.
Створіть структуру блок-схеми
Цикл обліку - це набір з 10 кроків, які відбуваються в одному порядку кожного звітного періоду. У порядку, в якому відбувається кожен крок, обліковий цикл складається з визначення операцій, аналізу транзакцій, внесення записів журналу, розміщення записів в обліковій книзі, обчислення пробного балансу, внесення коригувальних записів, обчислення скоригованого пробного балансу, складання фінансової звітності, передачі залишки коштів на тимчасових рахунках через закриття записів і обчислення пробного балансу після закриття. Визначте кожен головний крок в межах овалу і використовуйте стрілочки спрямованості, щоб створити вертикальну структуру блок-схеми.
Додати інформацію про завдання
Провести аналіз завдань для визначення індивідуальних завдань на кожному етапі циклу обліку. Чим більше деталей ви надасте, тим кориснішою буде діаграма. Наприклад, замість використання одного прямокутника, який говорить “запис записів журналу як дебет або кредити”, перелічіть кожен крок або надайте вказівки для виконання цього завдання у власному прямокутнику. Для кроків, які виробляють вихідні дані, такі як підготовка фінансових звітів, ідентифікуйте вихідні дані за допомогою паралелограм, розмістіть їх праворуч від відповідного прямокутника і з'єднайте їх зі стрілками спрямованості. Повторіть цей крок до завершення послідовності операцій.
Перевірити та перевірити
Після того, як блок-схема буде завершена, Mind Tools рекомендує перевірити інформацію та перевірити її на точність. Один із способів досягти цього полягає в тому, щоб попросити працівників бухгалтерського обліку переглядати діаграму та перевіряти її, дотримуючись кроків саме так, як вони представлені. Це також є гарним часом для аналізу циклу обліку для підвищення ефективності та внутрішнього контролю. Визначте як непотрібні, так і зайві кроки, а також кроки, які необхідно включити. Подивіться, чи забезпечують процедури бухгалтерського обліку адекватним внутрішнім контролем, таким як інформаційна безпека та поділ обов'язків.
