Підприємства та організації діють систематично, що відображає розмір, мету, стадію розвитку та цілі компанії. Організаційна схема або організаційна діаграма - це візуальне представлення цієї внутрішньої системи та структури, що полегшує розуміння операцій та ролей компанії. Оскільки не всі організації діють однаково, існують різні типи організаційних структур, у тому числі функціональні, матричні, дивізійні та плоскархічні. Кожна з цих організаційних схем компанії має унікальний вигляд і надає детальний знімок структури організації. Організаційні діаграми є відмінним інструментом для візуалізації відносин звітів і командних ролей в організації.
Чому питання організаційної структури має значення
Знаменита цитата індуктора Хокейного залу Уейн Грецькі каже, що ми пропускаємо 100 відсотків знімків, які ми не приймаємо, що в контексті хокею, життя та бізнесу означає, що ви не можете досягти мети, якщо ви не приймаєте Дія, або "постріл _". _ Бачення та місія компанії може бути переконливим, але без чітко визначеної структури, організація не має жодного напряму, немає чітких цілей і цілей, на яких можна вжити заходів, тому відсутній 100% його можливостей досягти успіху. Наприклад, у безсистемній організації працівники та департаменти можуть не розуміти своєї ролі та важливості своїх внесків, що може призвести до відсутності морального духу та вигорання. Коли компанія візуально визначає свою організаційну структуру, пояснюються посадові інструкції, відносини і ролі окремих осіб і підрозділів, а досягнення цілей стає набагато простішим.
Оскільки організація зростає, діаграмі організаційної структури компанії, можливо, доведеться модифікувати, щоб відобразити зміни в компанії, коли вона розвивається. Наприклад, стартап може починатися з діаграми плоскостільності, але по мірі того, як вони набирають обертів, переходять на дивізійну діаграму, коли розвиваються нові регіони і суб-бренди. Коли ваша поточна бізнес-структура не надає вашим командам можливості швидко виконувати свої цілі, зверніться до керівництва, щоб оцінити, чи може реорганізація структури відновити імпульс і швидше досягти ваших цілей.
Види організаційних структур
Діаграма організаційної структури виглядає як карта різних людей та департаментів організації; бізнес-еквівалент сімейної генограми, що відображає відносини між різними членами сім'ї. Подібно до того, як сімейна генограма допомагає нам зрозуміти структуру сім'ї та ролі людей у сім'ї, діаграма організаційної структури допомагає нам зрозуміти ролі людей в компанії.
Це чотири основних типи структур організаційної діаграми, які можуть відображати поточні операції вашої компанії або допомагати вам реструктуризуватися в інший режим роботи:
- Функціональний: Функціональна організаційна діаграма компанії описує те, що більшість людей буде асоціювати з бюрократичними або ієрархічними режимами роботи. Це традиційна структура зверху вниз з C-Suite у верхній частині, за нею йдуть інші вищі керівники та менеджери середнього рівня з найбільшою силою та впливом у компанії. У верхній частині діаграми вказано відносно небагато працівників, де все більше і більше співробітників або департаментів перераховані в нижній частині діаграми. Чим далі ви йдете в організацію, тим менше людей володіють енергією. Люди поділяються на відділи залежно від їхньої функції або навичок, встановлених в компанії. Прикладами ієрархічних організацій є військові, більшість корпорацій і організовані релігії. Однією з головних переваг функціональної структури є здатність кожного співробітника і відділу зосередитися лише на тому, що вони роблять найкраще, не турбуючись про інші робочі частини організації. У той же час, відсутність зв'язку між відділами може уповільнити прогрес у досягненні загальних цілей організації, оскільки права рука часто не знає, що робить ліва рука.
- Матриця: Матрична організаційна діаграма компанії схожа на функціональну структуру компанії, за винятком того, що співробітники звітують принаймні про двох керівників, залежно від ситуації та проекту. Наприклад, вони можуть мати одного головного начальника, але потім різних менеджерів проектів для трьох різних проектів, над якими вони зараз працюють. Це означає, що вони несуть відповідальність за звітування до чотирьох різних людей. Незважаючи на те, що ця таблиця все ще показує головним чином відносини зверху вниз, ви також побачите горизонтальні лінії взаємозв'язків між людьми або відділами на одному рівні, тому що люди повинні повідомляти один одного про конкретні проекти. Однією з переваг матричної системи є те, що вона дозволяє легко спілкуватися між підрозділами. Але недоліком структури матриці є те, що працівники можуть бути збентежені або перевантажені тим, що вони повинні відразу звітувати перед різними начальниками, кожен зі своїм стилем управління та вимогами.
- Дільничний (включає географічний): Діаграма структури компанії застосовується до великих компаній, які включають кілька брендів або географічних місць під їхньою парасолькою. Розрив є прекрасним прикладом дивізійної організації. На прикладі організаційної діаграми, The Gap перераховані у верхній частині, а потім марки, якими вони керують, перераховані на другому рівні діаграми, включаючи The Gap, Old Navy, Banana Republic, Athleta і Hill City. Кожна з цих підрозділів має власну функціональну структуру на організаційній схемі. Іншою компанією, яка працює таким чином, є Fabletics, їх назва вказується у верхній частині діаграми, а потім - на підрозділі бренду на другому рядку, включаючи JUSTFAB, Shoedazzle і Fabletics і Fabkids, кожен з яких має власну функціональну структуру. Дивізійні діаграми можуть включати різні типи організаційних структур під кожним підрозділом. Хоча один підрозділ функціонує з функціональною структурою, інший може використовувати матричну структуру, тоді як новоутворений підрозділ найкраще класифікується як плоскархія. Сила структури дивізії полягає в тому, що різні підрозділи в межах однієї компанії мають право діяти автономно як організації. Однак, комунікація між підрозділами може бути складною, і відмінності в політиці та процедурах можуть зробити досвід співробітників радикально відмінним від одного поділу до іншого.
- Flatarchy: У плоскому стані працівників вітають внести нові ідеї або брати участь у аналітичних центрах, незалежно від посади. Організаційна схема все ще нагадує ієрархію, в якій є керівники, але керівники та працівники можуть бути об'єднані в категорії, які називаються "плоскими командами", де ідеї кожного є не менш важливими. Такі компанії, як Google, Linkedin і 3M, вітають своїх співробітників для участі в інноваційних групах і забезпечують час для індивідуальної творчості та проектів, які можуть принести користь усій організації. Замість того, щоб нові ідеї надходили зверху вниз, нові ідеї вітаються, де б вони не були створені. Сила плосколожності полягає в багатстві можливостей, які відкриваються для організації, коли нові ідеї не обмежуються розумами окремих. Тим не менше, необхідні тверді заяви про місію та бачення, щоб усі на одній сторінці не могли переслідувати ідеї в дуже різних напрямках одночасно.
Створення структури організаційної структури
Як тільки ви зрозумієте, чи працює ваша організація, використовуючи функціональну, матричну, роздільну або плоскостную структуру, ви можете створити діаграму організаційної структури, яка відображає ваш режим роботи. Microsoft Office, Airtable, SmartDraw та Insperity OrgPlus - це програмне забезпечення, що надає можливості для організаційних графіків, які дозволяють вам вибрати потрібну структуру, а потім просто підключити відповідну інформацію для кожної позиції, відділу або підрозділу у вашій організації. Це програмне забезпечення автоматично створює діаграму, яку можна використовувати для підвищення комунікації та ефективності вашої організації. Варіанти варіюються від безкоштовних до платних версій, безкоштовні версії найбільш придатні для малих підприємств, а платні - більш підходящі для великих організацій або для тих, хто хоче мати спеціальну графіку.
Ваша готова організаційна схема може бути корисною для пояснення ролей керівництву, допомагаючи співробітникам зрозуміти шляхи до просування в компанії або повідомляючи про плани на майбутнє. Деякі компанії використовують свої діаграми для подвійного призначення як довідник компанії, який містить телефонні номери та адреси електронної пошти.
Під час організаційного переходу, складання різноманітних схем організаційної структури може допомогти вам провести мозковий штурм, оцінивши кожну структуру і як вона може принести користь вашому бізнесу - безцінний інструмент для прийняття обґрунтованих рішень у майбутньому.
