Облікова політика та процедури - це не одне й те саме, хоча працівники офісу часто плутають їх. Облікова політика являє собою керівні принципи або правила, які визначають, що бухгалтерія очікує в даній ситуації. Створюючи політику, відділ бухгалтерського обліку гарантує, що правила та стандарти компаній підтримуються та дотримуються послідовно всіма зацікавленими сторонами. Процедура являє собою сторону рівняння шляхом визначення окремих кроків, які забезпечують підтримку облікової політики компанії та встановлення внутрішнього контролю.
Визначте політику
При складанні посібника з облікової політики та процедур, що використовуються бухгалтерами та іншими особами в компанії, необхідно спочатку визначити кожне правило або керівництво як індивідуальну політику, за якою ви хочете наслідувати. Не змішуйте політики разом, оскільки це занадто заплутано. Бухгалтерські департаменти створюють політику грошових потоків, політику відшкодування витрат на подорожі, політику дрібних грошей, політику оплати рахунків або політику виставлення рахунків, щоб назвати лише декілька. Політика повинна визначити правило - відоме як що - і включати, хто має дотримуватися його, і чому він повинен дотримуватися. Політика та процедури зберігаються як окремі документи.
Напишіть Огляд
Кожна політика повинна містити огляд або резюме керівництва або правила. Огляд на першому місці, з детальною інформацією, що включає специфіку. Наприклад, у відділі бухгалтерського обліку може бути політика дрібних грошових коштів, яка деталізує, скільки грошей буде надано для дрібних грошей, тип покупок, які вона охоплює, і титул особи, яка відповідає за її належну підтримку. Політика не містить переліку імен людей, а назву або посаду в компанії, відповідальної за це.
Описати процедури
Процедури - це покроковий процес, за яким люди дотримуються політики компанії.Наприклад, відділ бухгалтерського обліку може встановити політику грошових потоків, яка визначає, скільки операційних грошових коштів має бути доступним у будь-який час і що має відбуватися, якщо воно не є доступним. Але щоб забезпечити підтримку політики, хтось у відділі бухгалтерського обліку повинен завершити узгодження банківського рахунку. Процес узгодження банків має детальні кроки щодо того, як здійснювати узгодження банків для забезпечення дотримання політики грошових потоків. Щоб написати процедуру, накресліть кожен крок, який має відбутися, включаючи назви людей, які виконують кожен крок, і що відбувається на наступних етапах.
Номер кроків
Записуйте процедури в порядку, в якому повинні виконуватися кроки. Наприклад, використовуючи процес узгодження банків, почніть з першого, що має відбутися, наприклад: банківські виписки повинні бути надані невідкритому менеджеру бухгалтерського обліку. Вкажіть кроки, які повинен виконати менеджер з бухгалтерського обліку, перш ніж передати фактичну роботу з примирення комусь іншому в обліку. Це може включати такі речі, як швидкий перегляд невідповідностей перевірок, імена одержувачів платежів та багато іншого.
Посібник з політики та процедур
Включіть у відділ бухгалтерського обліку перелік назв з коротким описом обов'язків, що виконуються кожною позицією в компанії на передній частині посібника з політики та процедур. Це допомагає створити внутрішній контроль, забезпечуючи при цьому розділення обов'язків. Створюйте правила на окремих сторінках, створюючи нову сторінку або набір сторінок для кожної політики. Кожна політика отримує свою назву та назву в змісті, щоб полегшити їх пошуку. Після політики включіть всі процедури на своїх сторінках як резервні. Зміст може включати "Політику руху грошових коштів", як основну назву з підзаголовками та їхніми власними сторінками, які включають "узгодження банківських платежів", "узгодження банківських рахунків у головній книзі", або будь-які інші процедури, які застосовуються до цієї конкретної політики.
