План закупівель проекту описує та документує всі закупівлі від зовнішніх постачальників, які будуть необхідні для підтримки потреб конкретного проекту. Проект може потребувати комп'ютерів, паперу або інших матеріалів у залежності від характеру проекту. Окреслення потреб проекту та те, як будуть закуплені поставки, дозволить забезпечити належний бюджет і належне планування. Хороший план закупівель також дасть конкретні кроки щодо того, як ініціювати та виконувати покупки. Це гарантує, що всі пропозиції будуть надані справедливо і знаходяться в інтересах компанії.
Визначте вимоги плану. Включайте всі цілі плану. Наприклад, отримання товарів від кращих постачальників при найменших витратах.
Перерахуйте команду закупівель. Цей список буде включати всі сторони, які будуть включені до рішень щодо закупівлі. Вкажіть імена та контактні дані для кожної особи або групи.
Задокументуйте обґрунтування закупівель. Включіть причини, по яких необхідні поставки, і як вони будуть використовуватися. Визначте елементи, які будуть закуплені протягом життя проекту. Включіть кількість необхідних елементів.
Створіть часову лінію, яка ідентифікує всі покупки, які будуть зроблені протягом тривалості проекту. Закупівля навалом або в певний час року може призвести до заощаджень. Включіть ці особливості як частину часової лінії.
Визначте процес вибору постачальника. Це включає всі кроки, необхідні для отримання ставок. Визначте мінімальну кількість ставок, які будуть отримані перед вибором постачальника. Перелічіть будь-які умови контракту або оплати, які повинні бути узгоджені перед вибором постачальника.
Створіть список завдань, які необхідно виконати для придбання товару. Визначте всі документи, які необхідно заповнити, щоб обробити замовлення на купівлю. Можливо, адміністративні замовлення повинні бути уповноважені.
Поради
-
Регулярно переглядайте план закупівель. Зміни до умов постачальника та інших ринкових факторів можуть позитивно чи негативно вплинути на план. Налаштуйте план відповідно до потреб бізнесу.
