Ухвалений у 1993 році, Закон про відпустку по медичній допомозі (Family Medical Leave Act) захищає роботу певних працівників, яким доводиться отримувати неоплачувану відпустку для догляду за новонародженою або усиновленою дитиною або для важкохворих членів сім'ї. FMLA також захищає робочі місця працівників, які самі серйозно хворіють або травмуються, і повинна прийняти відпустку для відновлення. Медичний характер більшості запитів FMLA викликає питання конфіденційності та конфіденційності, про які роботодавці повинні мати на увазі.
Спілкування медичної інформації
Деяка медична інформація не може бути повністю конфіденційною. Для того, щоб відпустка FMLA була схвалена, наприклад, роботодавець зобов'язаний переглянути рекомендацію лікаря на основі серйозного стану здоров'я. Міністерство праці рекомендує використовувати стандартну форму для рекомендацій лікаря для FMLA. Форма дозволяє лікарю надати деталі стану, включаючи необхідну тривалість відпустки. Форма доступна в Інтернеті на веб-сайті Департаменту праці.
Доступ до медичної інформації
Доступ до медичної документації регулюється Законом про інформацію з питань охорони здоров'я та відповідальності. Акт суворо регулює, хто має доступ до медичної інформації, з якої може бути визначена особистість особи. HIPAA збалансована з метою надання інформації працівникам охорони здоров'я, щоб дозволити їм виконувати свою роботу, а також в інших обставинах, таких як запити FMLA. Проте, закон вимагає суттєвого обмеження доступу до медичної документації. Як роботодавець, який підлягає FMLA, ви повинні обмежити доступ до цих медичних карт тільки призначеним працівникам, які абсолютно повинні мати доступ для сумлінних ділових причин.
Зберігання медичної інформації
Як роботодавець, ви повинні захищати медичну інформацію працівника від тих, хто не призначений для доступу до неї. Вся медична документація повинна зберігатися окремо від документів персоналу. Медичні файли, пов'язані з проханнями FMLA, повинні зберігатися в заблокованих шафах, до яких мають доступ лише призначені працівники. При факсимільному та фотокопіюванні медичної інформації працівника повинні бути встановлені протоколи та суворо дотримуватися для забезпечення конфіденційності працівників. Наприклад, якщо форма медичних даних випадково залишилася на фотокопіювальному апараті, а потім побачена неавторизованими особами, це ваша компанія, яка несе відповідальність за порушення конфіденційності, а не у помилкового працівника.
Проблеми роботодавця
Часто в ситуаціях FMLA роботодавці мають доступ до певних медичних карт своїх працівників. HIPAA передбачає, що працівники повинні надати письмове доручення роботодавцям отримати доступ тільки до тих записів, які стосуються умови, за яку вимагається відпустка FMLA, без надання дозволу на доступ до всіх медичних документів. Роботодавці можуть вимагати другого висновку на основі рекомендацій лікаря для FMLA, а також можуть безпосередньо звернутися до лікаря і обговорити стан. Такі обговорення також повинні бути дозволені працівником. Співробітники, які звертаються до FMLA, повинні надавати належну документацію і тому, швидше за все, надаватимуть ці дозволи.
