Огляд організації може складатися з аналізу бізнес-функцій, структури співробітників, операційних процесів або їх комбінації. Для власників малого бізнесу ефективний організаційний огляд включає вивчення структури та ефективності ваших відділів або функціональних областей, а також перегляд співробітників у кожній області.
Вивчіть функціональну структуру бізнесу
Щоб розпочати організаційний огляд, визначте тип організаційної структури. Багато малих підприємств починають з плоскої структури, яка складається з власника та декількох ключових співробітників, які працюють разом для управління виробничою, маркетинговою, продажною, фінансовою та кадровою діяльністю компанії. Менеджерів немає, власник приймає всі або більшість важливих рішень. У цій структурі немає шарів співробітників, таких як директори, керівники та координатори. Функціональна структура ділить вашу організацію на завдання, наприклад, бухгалтерський облік, HR, виробництво, маркетинг і продаж. Компанії, що мають таку структуру, створюють відділи з спеціалізованими менеджерами та ієрархією співробітників. Щоб контролювати ці департаменти та їх керівників, підприємства можуть створити «С-люкс», який складається з управлінської команди з головним виконавчим директором, головним виконавчим директором та головним фінансовим директором. Більші компанії мають більш складні структури, включаючи матричні та дивізійні організації, для управління багатьма співробітниками, відділами, підрозділами і навіть різними компаніями, що працюють під корпоративною парасолькою.
Розгляньте схему організації
Після того, як Ви визначите тип організаційної структури, подивіться на організаційну діаграму, яка представляє собою діаграму позицій Вашого працівника, що показує, де працює, хто, для кого працює і "тотемний полюс" Вашого бізнесу. Порівняйте вашу організаційну таблицю з організаційною структурою, щоб визначити, чи ефективні ваші позиції узгоджуються з різними функціями, які потрібно виконати. Наприклад: Чи відповідають ваші продавці менеджеру маркетингу чи навпаки, і які переваги / проблеми створює це? Ваш керівник виробництва контролює вашого менеджера з розподілу або вони працюють самостійно?
Аналіз процесів і процедур
Тепер, коли ви вивчили свої функціональні області та співробітників, оцініть процеси та процедури, які використовує ваш бізнес, щоб приймати продукти та послуги від концепції до доставки.Досліджуйте не тільки процеси, які кожен відділ використовує для виконання своєї роботи, але й взаємодію між відділами. Наприклад, у вас є бездоганна система для продавців, що вводять замовлення, ваш бухгалтерія потім здійснює чекові перевірки і затверджує нових клієнтів, ваші складські заповнення і відвантаження, а ваш бухгалтерія відправляє рахунки-фактури?
Перегляньте Фінанси
Якщо у вас немає основного бюджету, створіть його, щоб визначити вплив ваших операцій на нижчий результат. Основний бюджет - це фінансовий інструмент, який об'єднує ваш річний бюджет, головну книгу, звіти про рух грошових коштів, звіти про прибутки та збитки, звіти про баланс і дебіторську заборгованість. Назвіть основні зони витрат, такі як робоча сила, матеріали, адміністрація або маркетинг. Визначте, чи можна зменшити їх через покращену організаційну структуру або перебудову персоналу, або кращі процеси та процедури. Оцініть джерела доходів і центри прибутку та визначте, чи можуть зміни в організації чи штатному розкладі покращити ефективність роботи в цих областях.
Зробити рекомендації
Після того як ви проаналізували свою бізнес-структуру, організаційну діаграму, процеси та процедури, перелічіть області для вдосконалення та внесіть пропозиції. Зустрічайтеся з кожним керівником департаменту окремо, щоб переглянути свої результати. Використовуючи відгуки менеджерів, проведіть групове засідання ваших менеджерів, щоб обговорити ваші висновки та попросити їх учасників. Скажіть свої цілі, такі як зменшення накладних витрат або витрат на виробництво, зменшення кількості відходів, збільшення продажів або скорочення термінів доставки, повернення або скарг клієнтів. Використовуйте відгуки команди, щоб створити свій заключний звіт і рекомендації.
