Проведення ефективної перевірки бізнес-процесів гарантує, що операції вашої компанії дають бажані результати найбільш ефективним чином. Наприклад, ви можете провести перевірку бізнес-процесів перед придбанням нового обладнання або програмного забезпечення. Щоб провести огляд бізнес-процесів, зібрати команду людей, що представляють усі рівні організації, на які впливають будь-які зміни поточного бізнес-процесу. Складання потрібних людей може допомогти вам визначити проблеми, визначити потенційні покращення, призначити менеджерів проектів, впровадити швидкі виправлення та розробити довгостроковий план.
Створіть карту поточного процесу. Перелічіть найважливіші бізнес-процеси, які використовуються для створення ваших продуктів і послуг. Обговоріть проблеми в поточних умовах, такі як затримки з отриманням поставок або питаннями якості постачальників. Проведіть серію зустрічей, щоб команда могла обмірковувати ідеї про те, чому існують проблеми та як їх вирішувати. Провести дослідження, щоб дізнатися, як інші компанії вирішують подібні проблеми. Використовуйте безкоштовні засоби відображення бізнес-процесів, такі як Gliffy, Bonita Open Solution або Questetra BPM, для документування поточного процесу.
Перегляньте документовані бізнес-процеси, щоб переконатися, що деталі точно відображають спосіб роботи бізнесу. Наприклад, поширюйте процедури з усунення несправностей на всіх працівників, які працюють з клієнтами. Спостерігайте за персоналом, використовуючи процедури, і занотуйте будь-які відхилення, щоб визначити, чи потребує персонал додаткові навички, знання, підготовку або досвід, щоб зробити бізнес-процес ефективним.
Визначте потенційні зміни. Визначте, як зміни можуть вплинути на поточні процедури. Спостерігайте за персоналом, який виконує завдання, щоб підтвердити припущення. Інтерв'ювати працівників, щоб зібрати свій внесок щодо проблем, з якими стикається ваша організація. Провести опитування або запустити фокус-групи, щоб зібрати їхні ідеї для вдосконалення. Не думайте, що ви знаєте правильне рішення, наприклад, купуєте нове обладнання або програмне забезпечення, не розуміючи, як нова система впливає на організацію.
Створити новий процес. Перепроектування бізнес-процесів передбачає забезпечення відповідності всіх процесів функцій компанії поточним стратегічним цілям. Тонко налаштуйте процес на основі аналізу, проведеного як частина огляду бізнес-процесів. Перегляньте новий процес разом з командою, щоб визначити залежності між організаціями та потенційні проблеми. Документуйте всі зміни, рекомендовані групою перевірки бізнес-процесів, та опублікуйте висновки в інформаційному бюлетені, електронній пошті або іншому механізмі зв'язку компанії.
Оцініть свою реалізацію. Вимірюйте операційну діяльність, наприклад, задоволеність клієнтів, дефекти продукту або витрати, щоб визначити, чи вплинули покращення, сформовані вашим оглядом. Здійснюйте наступні перевірки та відповідно відрегулюйте свої процеси, якщо в очікувані терміни не було зроблено жодних покращень.
