Робота планувальника зустрічей може бути складною з огляду на кількість деталей, пов'язаних з плануванням та проведенням конференції доповідачів, але якщо вам сподобається завдання багатозадачності і відомі тим, що є майстром у джонглюванні деталей, ви будете добре підготовлені до робота.
Елементи, які вам знадобляться
-
Головний контрольний список
-
Договори спікерів
-
Місце проведення
-
План екстреного резервування
Почніть планувати свою конференцію спікерів принаймні за рік до того, якщо ви бажаєте виступити в якості запрошених доповідачів високопоставлених чоловіків і жінок, чиї календарі заповнюються роками заздалегідь. Створіть головний контрольний список, в якому буде детально описано кожне завдання, яке необхідно виконати, щоб принести до конференції спікерів, а також матеріали, обладнання та положення, які необхідно отримати для проведення події.
Забронюйте місце проведення конференції у зручному місці, яке зручно розташоване поблизу аеропортів, громадського транспорту, готелів, ресторанів та інших зручностей, оскільки працівники на цих майданчиках проходять навчання для проведення конференції. Попросіть свого адвоката розробити стандартний договір, що говорить, щоб у вас був юридично обов'язковий договір з кожним спікером, щоб він з'явився і взяв участь у заході.
Працюйте над програмою конференції, щоб доповідачі планувалися навмисно. Призначте найдинамічніші динаміки для обробки основних і останніх слотів, тому учасників хвилюють зауваження першого і натхненні словами останнього. Повідомте спікерів про ваші часові обмеження і надихніть на важливість залишити час на питаннях.
Замовлення приладдя, реєстраційних столів, організація оренди обладнання, вивісок, значків та системи отримання кредитної картки / каси для тих, хто не придбав авансових квитків. Надішліть підтверджуючий графік на конференц-ораторів за кілька місяців до дати, щоб дозволити учасникам достатньо часу, щоб зробити транспортні плани. Перевірте обов'язки вашої організації, наприклад, відшкодування витрат на авіаквитки, попередньо замовлені квартири або обмеження витрат на добові, а також переконайтеся, що оратори отримають список соціальних заходів, до яких вони запрошені в рамках свого візиту.
Задумайте план резервного копіювання, що охоплює катастрофічні можливості: смерть або травмування оратора або зміна місця в останній хвилині. Призначте волонтерів, щоб вони діяли як приймаюча сторона кожного спікера, і резервуйте лімузини або служби таксі, щоб проїхати динаміки, якщо перевезення не є обов'язком господаря. Завершіть останні хвилини таких завдань, як замовлення закусок і футлярів для води.
Зробити витривалість за останні передконференційні дні - якщо аудіовізуальні засоби зникнуть, відбудеться змішання в готельному номері, а літаки затримуються, це, як правило, час, коли речі виходять з-під контролю. Тримайте свій розум про себе і покладайтеся на свій головний контрольний список. Після того, як ви написали доповідачам подяки для постконференції, зробіть собі користь і візьміть відпустку. Ви його заробили.
