Грошові кошти - це більше, ніж просто монети та валюта в діловому світі. Вона також включає чеки, операції з кредитними картками та грошові перекази. Використовуючи прийоми кращої практики для обробки готівки, ви допомагаєте зменшити помилки та забезпечити підзвітність, навіть якщо обсяг готівки, який ви обробляєте, є низьким. Створюючи та впроваджуючи керування грошовими коштами, можна створити ефективний процес управління вихідними платежами та отриманими грошима.
Грошова підзвітність
Слідкуйте за особами, які мають доступ до грошових коштів компанії, і зверніть увагу на обов'язки кожної особи щодо обробки готівки. Ви повинні завжди знати, де готівкові кошти вашої компанії, і мати змогу відстежувати порушення конкретних осіб. Цього можна досягти, переконавшись, що кожен платіж має виданий і записаний готівковий розрахунок, надаючи кожному клієнту квитанцію та документуючи будь-які перекази. Орган нагляду повинен завжди схвалювати анульовані або відшкодовані операції та перевіряти грошові депозити.
Розподіл обов'язків
Коли один або два мають відповідальність за обробку готівки, існує більший ризик шахрайства. Виділяючи обов'язки по обробці готівки між кількома особами, одна особа не може контролювати процес обробки готівки. Попросіть різних осіб записувати грошові виплати в бухгалтерські записи, отримувати гроші, вносити кошти, узгоджувати грошові виплати в бухгалтерському обліку, оплачувати рахунки та роздавати зарплати. Коли ви відокремлюєте обов'язки, пов'язані з обробкою готівки, кожна особа підзвітна іншим у процесі обробки готівки.
Вирівнювання готівки
Якщо у вас є практика зняття готівки, ви можете підтвердити, що працівники правильно фіксували операції з готівкою і мають систему стримувань і противаг. Як мінімум, ви повинні щомісячно перевіряти банківські виписки на ваші грошові надходження та депозити. На додаток до запису готівкових розрахунків, як тільки ви їх отримаєте, підраховуйте і балансуйте ваші грошові надходження щодня і порівнюйте всі надходження з депозитними квитанціями. На додаток до запланованого щомісячного звільнення готівки, щомісяця проводять несподівану перевірку бухгалтерського обліку.
Безпека
Всякий раз, коли бізнес обробляє готівку, важливо зберігати гроші та працівників. Щоб захистити свої фінансові активи, завжди проводьте перевірку на наявність потенційних працівників, перш ніж розширювати пропозиції по роботі. Завжди тримайте готівку в безпечному місці і детально описуйте політику керування грошовими коштами в довіднику працівника. Обмежте кількість людей, які мають доступ до грошових коштів якомога менше і надайте лише схвалені працівники паролі та комбінації. Щорічно, або коли співробітник, який обробляє готівку, виходить з компанії, змінюйте всі комбінації та паролі. Всякий раз, коли працівник нараховує готівку, вона повинна робити це в місці, яке громадськість або клієнти не бачать. При отриманні готівки з одного місця в інше, як зробити депозит або якщо у вашому бізнесі є великий кампус, використовуйте систему друзів. Завжди мінімізуйте суму готівки у вашому бізнесі на ніч, щоб ви не зазнали великих втрат у разі пожежі або крадіжки.
