Внутрішній контроль - це перегляди, процедури чи керівні принципи для захисту та захисту ділової та фінансової інформації компанії. Власники бізнесу та менеджери відповідають за розробку та впровадження внутрішнього контролю для зниження витрат та мінімізації або уникнення проблем. Інвентаризація являє собою дорогий і значний фізичний актив для більшості компаній. Внутрішній контроль необхідний для інвентаризації, тому що компанії рідко можуть вижити, якщо вони постійно втрачають інвентар для крадіжок, псування та морального зносу.
Система інвентаризації
Системи інвентаризації - це методи обліку фінансових операцій, пов'язаних з фізичними запасами компанії. Двома загальними системами є періодичні та вічні системи. Періодичні системи інвентаризації оновлюють облікову книгу раз на місяць або щоквартально. Кращим і контрольованим методом є система безперервної інвентаризації, яка оновлює інвентар після кожної покупки, продажу та коригування. Системи інвентаризації надають власникам і менеджерам краще уявлення про вартість запасів і їх вплив на баланс, що є важливою частиною внутрішнього контролю.
Процес замовлення
Внутрішній контроль створює певні обмеження щодо процесу замовлення товарів на товари. Власники та менеджери зазвичай розподіляють обов'язки щодо замовлення інвентаризації між кількома співробітниками. Це гарантує, що людина не замовляє інвентар і не вкраде його, оскільки він приходить на склад компанії. Також важливим є відокремлення замовлення на купівлю та процес оплати, оскільки працівник може «замовити» інвентар від підробленої компанії і відправити платіж на поштову скриньку, яку орендує працівник.
Зберігання
Зберігання - це процедура контролю фізичної інвентаризації. Компанії повинні знайти безпечні склади і дистриб'юторів, тому запаси не вкрадені або пошкоджені. Адекватне складування також гарантує, що в компанії є достатньо місця для належного прийому та зберігання інвентарних товарів. Компанії повинні мати достатньо місця для водіння навантажувачів, переміщення піддонів і дозволяти працівникам безпечно пройти через склад, не завдаючи шкоди інвентарю.
Фізичні показники
Фізичні показники узгоджують бухгалтерський баланс компанії з фактичним обсягом наявних запасів. Компанії зазвичай використовують кількість циклів або щорічний облік запасів для цього процесу. Підрахунок циклів - це поточні розрахунки, коли компанії вимагають від працівників підраховувати певну кількість елементів щотижня. Високоцінні або популярні елементи можуть бути постійною особливістю підрахунку циклів для забезпечення того, щоб ці елементи не містилися. Щорічні фізичні підрахунки відбуваються раз на рік, коли компанія перераховує весь свій запас за один раз, а не за тиждень.
