До ери комп'ютеризованих фінансових систем всі облікові процеси виконувалися вручну, використовуючи папір і олівець. Деякі малі підприємства все ще використовують цю стару методологію, також відому як ручну систему обліку. Концепції, що стоять як в ручному, так і в комп'ютеризованому системах, однакові, змінилися лише механіки.
Переваги
Метод ручного обліку набагато дешевший, ніж комп'ютеризована система. Деяким людям не комфортно працювати з комп'ютерами, і краще працювати з паперовою і олівцевою системою. Ручна система працює, навіть якщо електрика вимкнена - на відміну від більшості комп'ютерів. Ще однією перевагою ручної системи є те, що немає пошкодження даних або дублювання, як це іноді буває з програмним забезпеченням бухгалтерського обліку. Оскільки ручний облік простий і не вимагає навичок роботи з комп'ютером, фірми можуть наймати працівників за менші гроші, що є великою перевагою для малого бізнесу.
Паперові колодки
Перед комп'ютеризованими електронними таблицями та програмним забезпеченням бухгалтери використовували прокладки з друкованими колонками. Перший стовпчик ліворуч зазвичай вузький і використовується для дат, а другий стовпчик, найширший на сторінці, використовується для опису. Бухгалтерські колодки представляють чотири або більше стовпців - кожен стовпець розділений подвійними лініями, що проходять по сторінці. Накладки часто друкуються світло-зеленим або білим запасом з пробілом для кожної цифри, що мінімізує плутанину через почерк. Лінії на колодках відображають бізнес-операції, такі як операції з продажу або інвентаризації.
Журнали
Журнали використовуються для полегшення процесу ручного обліку. Це спеціальні прокладки для певного процесу. Наприклад, ви можете мати журнал для всіх операцій з отримання готівки. Коли відбувається продаж, ви записуєте транзакцію в журналі як одну позицію. Наприкінці тижня або місяця ви складаєте транзакції та робите одну запис у журналі в головній книзі - кредит на продаж і дебет готівкою.
Помилки
Використовуючи систему ручного обліку, потрібно мати стратегію, щоб знайти та виправити помилки ефективним чином. Як правило, ви бачите помилку, коли збираєте пробний баланс, і це не балансує - дебіти не дорівнюють кредитам. У цьому випадку переконайтеся, що залишки на ваших журналах і журналах точні. Ви можете запустити стрічку калькулятора і прикріпити її до кожної сторінки журналів і головної книги, переконавшись, що підсумки правильні. Ви також повинні переглядати пробний баланс на предмет розумності і порівнювати цифри з вашим останньою пробною балансом, шукаючи відмінності, які можуть бути помилками.
