Коли ви залишаєте голосову пошту, важливо представляти себе професійно. Якщо ви хочете, щоб вас сприйняли серйозно, ви повинні знати, як правильно залишити повідомлення, що сказати і як закінчити ваше повідомлення.
Як залишити голосову пошту
Ви, ймовірно, залишаєте повідомлення із запитом зворотного виклику, так що спосіб представлення себе на телефоні вплине на можливість виклику особи. Переконайтеся, що ви знаєте, що ви збираєтеся сказати, перш ніж навіть зробити телефонний дзвінок. Почніть, сказавши своє ім'я та назву вашої компанії або компанію, з якої ви телефонуєте. Не забудьте сказати свій номер телефону двічі, щоб отримувач мав достатньо часу, щоб записати номер.
Якщо ви маєте унікальну назву, введіть її, вказавши номер телефону вперше. Навіть якщо ви нервуєте, поговоріть повільно, ніби ви пишете інформацію. Швидке спілкування може заплутати людину, з якою ви намагаєтеся зв'язатися. Голосова пошта не повинна перевищувати 30 до 45 секунд. Прямуйте до місця вашого дзвінка.
Практикуйте професіоналізм, коли закінчуєте телефонне повідомлення
Незважаючи на те, що це добре, щоб дістатися до точки повідомлення телефону, ви ніколи не хочете просто сказати своє ім'я, номер і сказати людині, щоб передзвонити. Потрібно більше інформації. Ви повинні коротко описати, чому ви телефонуєте. Після того, як ви залишите свою інформацію, ви можете сказати людині, в який час ви будете доступні до тих пір, поки ви також не дасте йому знати, що він може зателефонувати за його зручністю.
Залиште свій номер в кінці повідомлення, запитавши виклик, але також згадавши, що ви спробуєте знову завтра. Ніщо не показує більше відданості, ніж спроби знову.
Завжди закінчуйте з вдячністю, наприклад, дякуйте. Інший спосіб, яким ви можете завершити виклик, це сказати йому, що ви знаєте, що він зайнятий, але ви оціните зворотний виклик. Який би шлях не закінчується голосовою поштою, переконайтеся, що ви посміхаєтеся так, як ви це говорите. Рот, що насупився, має інший звук, ніж усміхнений рот. Люди можуть відчувати, якщо хтось щасливий і посміхається на іншій лінії, так що посміхайтеся, якщо ви хочете збільшити шанс зворотного виклику.
Як завершити привітання голосової пошти
Коли ви налаштовуєте привітання голосової пошти для голосової пошти, закритої офісом, уникайте зайвих фраз, наприклад, "Ваш дзвінок важливий для мене". Почніть своє вітання, вибачившись, що ви пропустили свій дзвінок, дайте приблизний час, коли абоненти можуть очікувати зворотного виклику і що-небудь ще важливе для них повідомлення. Тримайте ваше вітання коротким і точним, щоб ваші абоненти частіше залишали повідомлення. Середнє вітання повинно бути близько 25 секунд.
Прикладом привітання голосової пошти може бути: "Привіт, Ви досягли (назва компанії). Шкода, що я пропустив ваш дзвінок. Будь ласка, залиште своє ім'я та найкращий номер телефону, до якого ви зможете дістатися. 24 години. Дякую.
