Привітання - це привітання в листі. Таким чином ви отримуєте адресу одержувача, а також встановлює тональний сигнал для решти вмісту повідомлення. У бізнесі в ці дні більшість листувань здійснюється електронною поштою. Проте поштова пошта як і раніше використовується в деяких галузях і з певними видами ділових документів. У будь-якому випадку, важливо використовувати правильне вітання, щоб показати одержувачу листа повагу і залучити його на початку спілкування.
Поради
-
Належне привітання для ділових листів залежить від тону документа, незалежно від того, чи є це в друкованому вигляді або електронною поштою, і від характеру повідомлення.
Як вибрати привітання для ділового листа
Вирішення, яке вітання використовувати у вашому діловому листі, залежить від декількох факторів. По-перше, визначте характер питання, який ви обговорюєте. Чи вимагає вона формального тону або неформального? Наприклад, подача заявки на роботу в компанії є офіційною комерційною операцією і вимагає ділового листа з офіційним привітанням. З іншого боку, по електронній пошті колезі про те, коли потрібно зустрітися на обід, не потрібно офіційне привітання. Подібним чином, звернення до клієнта, з яким ви раніше не розмовляли, може вимагати більш формального тону в порівнянні з розмовою з партнером, з яким ви регулярно займаєтеся бізнесом.
Іншим фактором, який необхідно враховувати при прийнятті рішення про привітання, є тон всього повідомлення. Привітання - це перша частина ділового листа, який отримує ваш одержувач, тому він по суті встановлює тон всього повідомлення. Обережно вибирайте привітання, спираючись на тон, який ви хочете передати. Крім того, вітання, яке ви використовуєте, залежатиме від того, що ви знаєте, і не знаєте про одержувача. Чи знаєте ви ім'я людини, стать, професію і повноваження грають роль у виборі привітання.
Враховуючи формат ділового листа
Привітання, яке ви використовуєте, також може залежати від формату вашого листа. Наприклад, чи надсилатимете ваше повідомлення поштою або електронною поштою, це може вплинути на вибране вами вітання. Крім того, тип листа буде також диктувати привітання, яке ви використовуєте. Наприклад, вступний лист з бізнес-пропозицією, надісланий поштою, може мати набагато більш офіційне привітання, ніж записка в усій компанії, надіслана до внутрішнього списку електронною поштою. Вам також необхідно розглянути, чи відправляєте ви діловий лист одній особі або декільком особам, оскільки це вплине на вибране вами вітання.
Одержувач ділового листа
Перед початком ділового листа дізнайтеся, кому надсилаєте повідомлення. Якщо ви звертаєтеся до особи, важливо знати його повне ім'я з правильним написанням. Якщо одержувач має гендерно-нейтральну назву, як Алекс або Пат, виклик організації та з'ясування статі може врятувати потенційне збентеження в майбутньому. Якщо ви не знаєте про стать людини, ви можете залишити статтю ввічливості.
Якщо ваш діловий лист відповідає повідомленням, яке одержувач вже надіслав, зверніть увагу на те, як вони підписали своє ім'я. Якщо їхнє повне ім'я Кассандра і вони підписали лист "Касс", то ви могли б бути схильні звертатися до неї як до "Касс". Це буде залежати від характеру ваших відносин і документа, який ви пишете. Не скорочуйте чиєсь ім'я, не спочатку запрошуючи його зробити.
Використання гендерних назв
У деяких випадках ви можете скористатися спеціальним заголовком як частину вашого вітання. "Містер" використовується для чоловіка і передує його прізвищу - "Містер" Сміт, наприклад. Для заміжньої жінки використовуйте “місіс” перед прізвищем. Для незаміжньої жінки ви можете скористатися «Міс». Коли ви пишете жінці, не знаючи її сімейного стану, ви можете використовувати «пані», як у «пані Сміт».
Перш ніж вирішити використовувати ґендерну назву, визначте, чи є ваша мова включно. Деякі люди не можуть ідентифікувати себе як чоловіки чи жінки, або можуть ідентифікувати себе як протилежну стать. Якщо ви не знаєте або не впевнені в цій ситуації, ви можете повністю залишити в своїй кореспонденції мову, обумовлену гендерною ознакою.
Формальні привітання
Найбільш поширеним формальним привітанням у бізнесі є «Шановні». Ви можете використовувати це привітання кількома способами:
- Шановний пан Сміт
- Шановний Джон / Джейн
- Шановні пані! Сміт
- Шановний Джон Сміт
Як адресувати ім'я одержувача, залежить від формальності ділового листа та ваших стосунків з нею. «Шановні» можуть бути використані як у друкованих, так і в електронних листах, а також привітання «До». «Привіт» - це ще одне офіційне вітання. Однак, як правило, використовується в електронній пошті, а не в поштовій пошті.
Неформальні привітання
Менш-офіційні вітання можна використовувати в бізнес-середовищі. Проте, чи є вони прийнятними чи ні, буде залежати від культури організації, одержувача листа та характеру повідомлення.
У організаціях, де немає формальної ієрархії або малих підприємств, у яких є лише кілька співробітників, які добре знають один одного, може не виникнути необхідності у формальних привітаннях. Як правило, у внутрішній кореспонденції з колегами або партнерами, з якими ви знайомі, прийнятно використовувати "Привіт Джон" або "Ей Джейн", особливо при спілкуванні по електронній пошті.
Візьміть до уваги, що навіть якщо культура організації є неформальною, можуть виникнути певні випадки, коли вимагається офіційне привітання, наприклад, коли ви говорите з новим клієнтом або зацікавленою особою або коли подаєте заяву на роботу.
Привітання для невідомого одержувача
Іноді при написанні ділового листа може знати ім'я одержувача. У такому випадку спробуйте подзвонити в організацію заздалегідь, щоб дізнатися, хто може дивитися на ваші ділові листи, і надішліть відповідну записку. Ви також можете перевірити веб-сайт компанії, щоб дізнатися, чи можна дізнатися цю інформацію. Якщо ви не можете дізнатися ім'я одержувача, ви можете звернутися до ділового листа із загальними привітаннями, такими як:
- Шановний пан чи пані
- Кому це стосується
- Менеджеру з найму
Привітання для декількох одержувачів
Коли ви маєте справу з кількома отримувачами вашого ділового листа, налаштуйте привітання для включення кількох імен, таких як написання "Шановні Джейн та Джон" або "До пана та місіс Сміт". Якщо у списку більше двох імен, ви можете вирішили відмовитися від імен і використовувати загальне привітання, наприклад:
- Дорога команда
- Усім привіт
- Відділу кадрів
- Шановна корпорація Blue-Sky
Рекомендації для конкретних заголовків
Професія або освіта людини можуть вимагати, щоб ви звернулися до них певним чином у вашому діловому привітанні залежно від формальності листа. Загалом, це стосується членів духовенства, медичних працівників, науковців, військовослужбовців та виборних посадових осіб.
Наприклад, якщо ви пишете до того, хто має медичну освіту, використовуйте "доктор" перед його прізвищем, як у докторі "Dr. Сміт. ”Пишучи до професора, судді, рабина, імама або пастора, випишіть повну назву перед його прізвищем, як“ Шановний пастор Сміт ”. прізвище в привітанні, як у «Шановний генерал-лейтенант Сміт» або «Привіт, капітан Сміт».
Форматування вітання в бізнес-листі
При форматуванні листа ви можете додати або двокрапку або кому після вітання. Колон є більш формальним вибором, а кома використовується для неформального листування. Перший абзац вашого листа починається після привітання на наступному рядку, наприклад:
Дорогий Джон, Перший абзац
