Знання своєї аудиторії є ключем до написання листа для представлення вашої компанії або організації. Ваша мета є ще одним важливим фактом у написанні ефективного ділового спілкування, яке передає вашому читачеві мету і структуру вашої організації. Мета запрошувального листа полягає в тому, щоб оголосити про прибуття вашої компанії на карту громади до благодійної організації з проханням про фінансову та натуральну підтримку від донорів та волонтерів.
Запропонуйте високопоставленого виконавця вашої компанії, а також хтось знайомий з маркетинговими концепціями або співробітника, відповідального за маркетинг організації, щоб створити вступний лист. Виконавця або засновник вашої компанії може дати уявлення про мету компанії і чому вона була заснована, і ваш гуру маркетингу може пролити світло на те, як звернутися до клієнтської бази компанії.
Голосуйте за найкращий формат для вашого вступного листа. Якщо ваша організація має сильну мережу соціальних медіа, а також клієнтську базу, яка віддає перевагу традиційному спілкуванню, розробити дві версії свого вступного листа. Створіть одне повідомлення, яке стає вірусним, а інше - більш підходящим для копіювання.
Побудуйте свій перший абзац з увагою аудиторії. Звернення до благодійників з відкриттям, як «Щороку Фонд ABC допомагає тисячам переміщених жінок реконструювати своє життя». Тим не менш, майбутні власники бізнесу оцінять підприємницький нахил від вступу, який пояснює скромний початок організації, наприклад, "Корпорація XYZ почала в гаражі Стіва Вілсона як хобі два десятиліття тому, поки середній американець міг дозволити собі домашній комп'ютер". Використовуйте решту першого абзацу, щоб описати походження чи фонд вашої організації.
Складіть другий абзац вашого вступного листа, щоб пояснити, що робить Ваша компанія або організація - якщо Ви тренуєте непрацюючих або безробітних, опишіть типи навчання, які Ви надаєте. Крім того, якщо ви продаєте продукцію на глобальні ринки, опишіть вплив багатьох країн на вашу компанію, поширюючи свої товари клієнтам по всьому світу.
Створіть малюнок структури вашої організації у вашому третьому абзаці. Уникайте просто посилатися на організаційну схему - вступний лист не повинен мати вкладень. Опишіть команду виконавчого керівництва і як кожен член команди бере участь у розробці стратегії компанії. Розкажіть своїм читачам про функції відділів вашої компанії і про взаємодію між ними. Визнайте свій людський капітал; пояснити, як кваліфікація та досвід працівників і як вони сприяють успіху організації. "Працівники корпорації XYZ мають спільні 75 років досвіду роботи в комп'ютерних мережах і розробці програмного забезпечення", що є прикладом визнання професійних знань ваших співробітників.
Завершіть свій лист у четвертому абзаці, переглянувши мету вашого вступу. Якщо ви новачок у бізнес-спільноті, пропонуйте клієнтам і навіть іншим компаніям зупинитися в магазині або відвідати веб-сайт. Для вступного листа з проханням про пожертвування, повторіть мету своєї організації, її минулі успіхи та попросіть пожертвування. Залучіть своїх читачів до більш детальної інформації про вашу компанію та організацію.
Підготуйте лінію підпису для найвищого керівництва чи організації вашої компанії. Якщо це можливо, підготуйте копії листа для індивідуальних і оригінальних підписів - вони додають теплий, особистий контакт до ділового спілкування.
