Раді директорів, як і будь-якій робочій групі, потрібен час і інформація для поглинання і розгляду нової ідеї. Якщо ви голова відділу, волонтер, консультант або член ради, деякі основні правила застосовуються при поданні нової ідеї. Надання стислої презентації, передбачення можливих питань, надання достатньої кількості інформації для прийняття рішень та оперативного реагування на занепокоєння можуть зробити різницю між прийняттям і відхиленням вашої пропозиції.
Організуйте інформацію якомога стисліше. Це означає надання огляду або резюме у верхній частині матеріалів, що дозволяє членам правління зрозуміти нову ідею та спрямованість вашої презентації в одному короткому читанні. План бізнес-плану, наведений на сайті Planware.org, пропонує зразки основних тематичних заголовків, які можуть являти собою резюме (див. Ресурси). Налаштуйте їх, щоб проілюструвати вашу ідею і план нападу. Налаштуйте повну структуру відповідно до деталей вашого підходу. З коротким викладом на одній сторінці та двома сторінками ви надали членам правління повний огляд проблеми, дослідження та запропоновані рішення. Матеріали, які слідують, можуть розширювати тематику в порядку вашого резюме. Це дає змогу читачам зрозуміти повну ідею в короткому читанні, а також допоможе організувати презентацію відповідно до часу, виділеного радою. Якщо надається кілька хвилин, перегляньте резюме; з більш тривалим часом, перегляньте план. Маючи багато часу, ви готові детально розібратися з конкретними питаннями. Це показує як Вашу здатність працювати спільно, так і Вашу повагу до інших справ, які правління потребує.
Представляйте ідеї в різних формах. Тренер з публічних виступів Патрісія Фріпп зауважує, що деякі люди пам'ятають, що вони чують, але більшість людей пам'ятають, що вони бачать. Якщо ваша ідея передбачає перерозподіл ресурсів, додатковий персонал або покращення ринкової частки, розгляньте можливість представлення цієї інформації лаконічно з графіками, діаграмами та діаграмами. Програмне забезпечення, таке як Microsoft PowerPoint або різноманітні графічні програми, перераховані в Pure-Mac, дозволяють подавати графічну інформацію в полірованій формі (див. Ресурси). Надайте підтримку друку для графіки, щоб члени ради могли переглядати графіки та діаграми пізніше.
Передбачити та відповісти на логічні питання у презентаційних матеріалах. Надайте кошторис витрат, графіки підготовки зразків або інші дані, щоб підтримати прогнозований успіх своєї ідеї. У цій сфері передбачення питань дуже відрізняється від захисту вашої ідеї від нападу. Уникайте оборонних стратегій, наприклад, коментуючи, що багато людей думають, що ідея не працюватиме або класифікувати логічні питання як заперечення.
Реагуйте негайно на непередбачені питання. Подякуючи запитувачу на його розуміння і визнаючи, що у вас немає всіх даних або деталей у цій області, можна супроводжувати обіцянку мати відповіді протягом тижня або іншої логічної часової рамки. Виконуйте і виконуйте термін. Поінформуйте всіх членів правління про відповіді, а не тільки про запитань. Це показує вашу чутливість до проблем і ваше бажання ефективно спілкуватися.
Підготуйтеся гнучко реагувати на пропозиції. Визначте області, де вашу ідею можна легко змінити, і ті області, де це буде важко.Це ставить вам крок вперед у відповідь на заперечення або занепокоєння.
Надайте достатню підтримку для прийняття рішень. Особливо з новими ідеями, члени правління хочуть переглядати інформацію власними темпами, перш ніж взяти на себе зобов'язання. Цей процес перегляду може викликати додаткові запитання або побоювання. Матеріали повинні пропонувати повне вираження вашої ідеї, не будучи настільки переконливими, що перешкоджають процесу прийняття рішень. Наприклад, читачі потребують трьох оцінок витрат, які ви отримали, разом з назвами компаній можливих провідників обстеження; але, на даний момент, вони не готові пробиратися через повний спектр питань, які можуть містити опитування, або ваше детальне листування з кожним диригентом. Короткий пункт про їхню успішність та часові рамки є адекватним; детальна історія кожної компанії перешкоджає прийняттю базового рішення про те, чи слід проводити опитування.
Завершіть свою презентацію, подякувавши раді за те, що знайшли час для розгляду Вашої ідеї, незалежно від її початкової відповіді. Якщо пощастить, ви повернетеся з більшою кількістю ідей і будете раді за теплий прийом.
