Контрактні пропозиції є невід'ємною частиною процесу присудження приватних або державних контрактів кваліфікаційним компаніям. Компанії, агентства та приватні особи рекламують проекти, які вони потребують, розміщуючи вимоги та відкриваючи процес торгів. Підрядники, які можуть відповідати вимогам щодо роботи, подають контрактні пропозиції, в яких вказано, як вони пропонують завершити проект і за якою ціною. Після закінчення періоду торгів контракт надається найнижчому учаснику. Контрактні пропозиції можуть охоплювати широкий спектр послуг, включаючи будівельні роботи, постачальники, електротехнічні, сантехнічні та громадські проекти. Найбільші сектори контракту - у федеральних, державних та місцевих органах влади, де контракти, як правило, вимагаються законом.
Функція
Функція контрактної пропозиції полягає у забезпеченні справедливого процесу надання контракту. Контрактні контракти дозволяють будь-якій компанії, яка може задовольнити вимоги компанії або агентства, запропонувати контракту можливість спробувати надіслати роботу без необхідності турбуватися про прихильність або нечесні конкурентні практики. Контрактні ставки також дозволяють людині, яка шукає підрядника, виконати роботу за найнижчою ціною. Це стимулює конкуренцію, яка є необхідною умовою відкритої ринкової економіки. Що стосується державних і федеральних контрактів, цей процес допомагає укладати договори громадськості і заощаджувати долари платників податків.
Типи
Контрактні пропозиції розроблені таким чином, щоб відповідати вимогам трьох основних типів пропозицій щодо контракту. Деякі контрактні пропозиції закриті, а інші відкриті для перегляду. Трьома типами контрактних заявок є: Запрошення на торги (IFP) також відомі як запечатані пропозиції і зазвичай використовуються компаніями або агенціями, які шукають постачальників постачання або будівельні послуги. Пропозиція IFP містить специфікації контракту, і учасники повинні відповідати цим вимогам, щоб мати право на розгляд. Ці типи контрактних пропозицій запечатуються, як тільки вони подані, і не можуть бути змінені під час або після процесу торгів. Відсутність переговорів робить це висококонкурентною формою торгів контрактом, в якому власник контракту підтримує жорсткий контроль над усім процесом. Запит на пропозицію (RFQ) схожий на IFP, де специфікація контракту детально викладена в пропозиції. Проте, з RFQ, учасникам контракту дозволяється зустрічатися з компанією або агентством, перш ніж подати заявку, щоб задати питання або обговорити різні питання. Ці ставки іноді відкриті для перегляду та внесення змін після їх подання. Запит на пропозицію (RFP) - це пропозиція контракту, яка зазвичай використовується для спеціалізованої служби, де власник контракту важко оцінити конкретну суму в доларах. Компанія або агентство, що пропонує контракт, дає загальне уявлення про послуги, які вона шукає у своїй початковій пропозиції. Учасники, які беруть участь у контракті, як правило, зобов'язані відвідувати зустрічі перед проведенням тендеру, де обговорюються і далі визначаються вимоги до контракту. Учасник торгів подає тендерну пропозицію, яка містить специфікації для проекту та встановлює суму долара. Тендерні пропозиції за контрактами на закупівлю часто відкриті для перегляду в ході контрактного процесу та після присудження контракту.
Період часу
Більшість процедур торгів передбачає тимчасові рамки, які можуть тривати від декількох тижнів до декількох місяців. Звичайна процедура торгів виконується наступним чином: 1. Пропозиція оголошень публічно рекламується, як правило, у газетах або на веб-сайті. Пропозиції можна рекламувати на тиждень або до місяця. Пропозиція містить специфікації контракту та надає інструкції щодо отримання пакету пропозицій. 2. Компанії подають свої пропозиції щодо контракту. Іноді необхідна попередня ставка, коли обидві сторони можуть зібратися і обговорити деталі контракту. 3. Тендерні пропозиції відкриваються на заздалегідь визначену дату. Вони читаються і заявка, що найближча відповідає вимогам пропозиції, при найнижчій ціні присуджується контрактом. Потім переможця тендеру повідомляють, як правило, через лист-контракт.
Міркування
Є багато важливих речей, які потрібно враховувати при складанні контактної ставки. Перше, що потрібно розглянути, це те, як профіль компанії учасника конкурсу відповідає потребам потенційного клієнта. Наприклад, більшість федеральних та державних органів державної влади розглядають заявки компаній, які належать жінкам або меншинам перед іншими учасниками торгів. Вони також беруть до уваги компанії з великою кількістю працівників меншості та компанії з географічних районів, які були визначені зонами економічного розвитку. Інші речі, які необхідно враховувати при розміщенні ставки, включають: обладнання, яке може бути придбане, або вартість застарілого обладнання, що вже володіє, графіки платежів, вартість робочої сили, включаючи нарахування заробітної плати, податки та пільги, накладні витрати, вартість облігацій та прибутку маржа. Майже всі пакети контрактних пропозицій повинні містити ці елементи, як правило, у деталізованому аркуші заявок. Іншою формою, включеною до більшості контрактних заявок, є додаткове розміщення робіт і змін. У цій формі учасник повинен врахувати, що станеться, якщо для завершення проекту потрібна додаткова робота, яка не була деталізована в початковій пропозиції. Учасник торгів повинен розробити план, який дасть приблизну оцінку вартості та часу, якщо така подія відбудеться або якщо будь-які зміни в останню хвилину раптом знадобляться.
Увага
У більшості ситуацій з контрактними пропозиціями контракт з найнижчою ціною учасника присуджується, однак, вперше вступаючи в тендерну процедуру, багато учасників торгів часто роблять помилку щодо недопущення пропозиції контракту. Це може призвести до того, що компанія втратить гроші або не зможе виконати вимоги проекту. Учасники тендеру повинні уважно розглянути, скільки буде коштувати контракт з точки зору трудових ресурсів і постачань, і в той же час враховувати прибуток. Один із способів уникнути недооцінки - це дослідження того, скільки інших компаній стягують плату за виконання подібних послуг. У випадку державних контрактів, установи зобов'язані розміщувати минулі контракти, що дозволяє компаніям бачити, як багато інших компаній подали заявки на подібні контракти.
