Комп'ютерні технології спонукають нас до ери електронного зберігання. Підприємства всіх видів мають тенденцію в бік безпаперового офісу з метою зниження витрат і підвищення ефективності. Незважаючи на зростаючий акцент на комп'ютеризованих даних, велика частина проведеного бізнесу все ще спирається на зберігання документів. Рішення про використання бічних або вертикальних файлів у офісному середовищі залежить від різних факторів.
Історичний облік
Протягом багатьох років потреба у веденні обліку зросла з ростом населення та народженням нових підприємств. Професії, такі як право та медицина, вимагають повної і точної письмової звітності про клієнтські відносини. Виробники та роздрібні торговці покладаються на клієнтські файли для прямого продажу та реєстрації покупок. У минулому, необхідність зберігання документів створила галузеві ніші для компаній, які прагнуть задовольнити різні потреби в поданні. Зберігання документів на робочому місці розвинулося від складених паперів на полицях і в отворах для розміщення в добре продуманих системах подачі, доступних від багатьох виробників.
Системи вертикальної подачі
Вертикальні шафи є старшими з основних файлових шаф у популярному використанні. Вони можуть бути виготовлені з дерева або металу і доступні з двома, чотирма або п'ятьма ящиками. Файли з двома ящиками виготовляються відповідно до стандартних висот столу як питання сумісності роботи. П'ять вертикальних файлів ящиків, як правило, висотою 60 дюймів і часто не використовуються в робочих кабінетах, оскільки верхній ящик занадто високий для легкого доступу. Вони використовуються в місцях масового зберігання, де простір є надзвичайно високим. Вертикальні файли поставляються в двох основних розмірах ящиків для розміщення стандартних документів про розмір листів та юридичних документів.
Системи бічних записів
Бічні файли мають певні переваги перед вертикальними файлами. Вони можуть розміщувати документи як для листів, так і для юридичних документів. Бічні файли зазвичай забезпечують до третини більше приміщення для подачі, ніж вертикальні ящики для файлів. Оскільки вони доступні на висоті столу, вони слугують двоїстому призначенню файлу та кредиту. Обидва висувні ящики легко доступні під час сидіння. Якщо робоча станція вимагає готової і повторної доступності певних файлів, бічний файл є ідеальним рішенням для подачі. Саме завдяки цій функції вони є кращою системою подачі для керівників і професіоналів.
Поради щодо подачі документів
При виборі файлових шаф для Вашого бізнесу, уважно розгляньте, яким чином файли будуть використовуватися і яким персоналом. Всередині торгових представників або технічної підтримки люди, які потребують швидкого доступу до документів, найкраще обслуговуються з бічними системами подачі. Найкраще проконсультуватися з фахівцями з подачі документів до того, як буде зроблено зобов'язання щодо подачі збоку або вертикалі. Великі постачальники офісного обладнання мають навчений персонал, який може рекомендувати найбільш ефективний тип подання для даного підприємства. Вони будуть пропонувати схеми планування та компонування як частину процесу продажу.
Опції для розгляду
Проконсультуйтеся з кількома фірмами-постачальниками при розгляді файлових систем, щоб переконатися, що ви отримуєте максимум коштів. Розглянемо можливу економію, придбавши використані товари у дилерів або на аукціонах. Якщо фінанси є жорсткими, зверніть увагу на можливість оренди необхідного обладнання для подачі документів.
