Мета брошури конференції - залучити делегатів до події і дати їм знати графік конференції. Тому брошура повинна містити інформацію про місце проведення, спікерів, організацію подорожей та інші ключові факти. Копія має бути чіткою, інформативною та переконливою, заохочуючи читачів зарезервувати свої місця, щоб вони могли отримати користь особисто або професійно. Вступ від видатного доповідача або вищого керівника надає корисний огляд заходу, а також привітання для потенційних делегатів.
Цільова аудиторія
Організатори конференції орієнтують свої заходи на конкретні групи, щоб дізнатися більше про цільову аудиторію, щоб забезпечити відповідну брошуру. Аудиторія може бути такою ж різноманітною, як викладачі, керівники автомобільної промисловості або члени громадськості, які зацікавлені в музиці кантрі. Щоб знайти інформацію про аудиторію, запитайте організаторів про профілі аудиторії попередніх подій. Організатори обстежують свою аудиторію, запитуючи про демографічну або ділову інформацію, та публікують профілі, щоб продемонструвати якість своїх подій делегатам, доповідачам та спонсорам.
Переваги для делегатів
Брошура повинна надавати делегатам значні переваги для участі. Бізнес-делегати повинні бути в змозі виправдати відпустку, а приватні відвідувачі хочуть знати, що вони отримуватимуть користь для витрачання власних коштів. Визначте переваги для цільової аудиторії. Конференція може надати унікальну можливість почути всесвітньо відомих спікерів, побачити демонстрації новітніх продуктів або вдосконалити навички, відвідуючи високоякісні тренінги. Переваги можуть бути менш відчутними, наприклад, можливість спілкуватися з іншими людьми в галузі, можливо, з огляду на те, щоб потрапити на роботу або зробити продаж.
Логістична інформація
Необхідною є всебічна інформація про логістику конференції. За даними Американського інституту конференцій, питання, які часто задають делегати конференції, охоплюють такі питання, як реєстрація та оплата, організації подорожей та харчування, розміщення та скасування. Щоб полегшити реєстрацію читачам, включіть повну реєстраційну інформацію. Визначте витрати на відвідування, включаючи будь-які знижки для ранньої реєстрації. Надайте контактні дані читачам, які, можливо, потребуватимуть додаткової інформації, і дайте змогу делегатам дізнатися, коли вони отримають вітальні пакети.
Програма конференції
Встановіть програму конференції з розкладом і деталями кожної сесії, щоб допомогти делегатам спланувати свій час на конференції. Нехай делегати дізнаються більше про формат конференції, яка може включати презентації, круглі столи, майстер-класи та виставки. Біографії доповідачів допомагають делегатам вибирати сесії, які вони хочуть відвідати, та вказати статус або якість події.
Підтримуйте зв'язок
Брошура конференції є лише одним з елементів передконференційної маркетингової програми. Відповідно до Inc., розміщення інформації та новин подій у соціальних мережах допомагає зберегти інтерес, коли подія наближається. Оголошення про додаткових ораторів або спеціальні події, наприклад, можуть створити шум навколо події та зменшити ризик відмови делегатів.
