Документування дій, прийнятих під час зустрічі, дає змогу пам'ятати про важливі теми та рішення на довгі роки. Всі основні взаємодії на засіданні повинні бути записані, в тому числі, коли робиться рух - навіть якщо рух в кінцевому підсумку не вдасться.
Мета протоколу зустрічей
Протоколи документують рішення та обговорення, що відбулися під час зустрічі. Як письмовий запис, протоколи також можуть служити як юридична документація зустрічі. Будь-який тип зборів може фіксувати протокол, від офіційної корпоративної ради директорів до засідання персоналу організації до засідання спільноти з питань державної політики.
Проведення протоколів зустрічей
Виняткові навички з організації, прослуховування та прийняття нот добре підходять для запису протоколів на зустрічі. Не все сказано під час зустрічі повинні бути задокументовані; замість цього зосередьтеся на ключових моментах, таких як:
- Дата, час і місце зустрічі
- Список учасників
- Основні теми обговорювалися
- Рухи зроблені
- Рішення, які були завершені
- Дії завершені
- Будь-які кроки, які мають бути прийняті до наступного засідання
Невдала робота
Коли учасник зборів хоче представити питання для розгляду, подається пропозиція. Як правило, рух повинен бути відряджений - це означає, що інший учасник погоджується, що питання має бути розглянуте - щоб рух рухався вперед і обговорювався. Якщо рух не буде передано, це називається a невдалий рух. Проте навіть провалений рух має бути задокументований у протоколі. Напишіть, хто зробив цей рух, з чого складався рух, і що він не зміг. Наприклад, один із способів запису може виглядати так:
- Рух: Всі комп'ютери в бібліотеці повинні бути замінені на нові і поточні моделі. Рух, введений Біллом Смітом. Рух не відряджений; рух не вдалося.
Пропозиції, які відряджаються, все ще можуть бути невдалими, якщо вони не виконують достатньо голосів. Після відправлення руху та подальшого просування, учасники засідання обговорюють це питання. Це не вдалося, якщо більшість виборців не виступає за проходження цього питання. Це необхідно записати в протоколі як таке:
- Рух: Всі комп'ютери в бібліотеці повинні бути замінені на нові і поточні моделі. Рух, введений Біллом Смітом. Рух, підтриманий Боб Джоунс. Проголосували проти 5: 2; рух не вдалося.
