Протоколи зустрічей мають на меті підсумувати найбільш важливі моменти зустрічі. Мета зустрічі полягає в тому, щоб група скликала і приймала рішення. Кінцевою метою протоколів засідань, відповідно до цієї лінії логіки, є точний підсумок рішень, прийнятих під час зустрічі. Протоколи засідань приймаються у вигляді записок, а потім записуються пізніше на всю довжину. Щоб зробити процес трохи простішим, попросіть лідерів зустрічі про порядок денний або резюме подій наради. Складіть план зустрічей для протокольних записок на основі порядку денного засідання.
Елементи, які вам знадобляться
-
Щось писати
-
Комп'ютер (необов'язково)
Зверніть увагу на рішення, прийняті під час обговорення. Переконайтеся в тому, щоб не відзначити всю інформацію, що стосується остаточного рішення.
Скористайтеся тим часом, коли люди обговорюють рішення робити нотатки про ключові питання, які, здається, беруть участь у дискусійних дискусіях. Не хвилюйтеся про те, хто що сказав.
Прочитайте нотатки пізніше і виділіть найбільш важливі для членів питання. Поверніться назад і перегляньте нотатки для будь-якої відповідної інформації, яка була згадана, що стосується аспекту лідерства групи. Дискусія може перейти до важливого дотику, такого як документація або правові проблеми. Відокремте цю інформацію та надішліть її керівникам групи.
Узагальнюйте пункти, які потрібні для волонтерів та інших філій. Напишіть список усіх завдань, які необхідно виконати на основі рішення, прийнятого в ході обговорення. Якщо рішенням, наприклад, було організувати збір коштів для зменшення дефіциту коштів, необхідних для іншого проекту, зверніть увагу, що для планування збору коштів, найму волонтерів, реклами та ін.
Скористайтеся підсумком протоколу зустрічей для електронної пошти для членів та інформаційних бюлетенів.
Зробіть стандартний формат для протоколу засідання на основі звичайного провадження. Збережіть їх, оскільки інформація, яку вони містять, може стати корисною пізніше. Група може опинитися в подібній ситуації пізніше, наприклад, коли люди, які організували оригінальний збір коштів, більше не є частиною організації. Нові члени можуть використовувати протоколи зустрічей, щоб знайти рішення нових проблем.
Обов'язково записуйте дату і час зустрічі з кожним записом, а також короткий опис мети зустрічі.
Напишіть протоколи засідань короткими блоками від одного до трьох речень, щоб вони нагадували газетну статтю. Це дозволить зрозуміти читачам основні моменти зустрічі.
