Жодна бізнес-операція не ідеальна. Швидше за все, у якийсь момент у вашій кар'єрі ви можете зіткнутися з проблемою, яку необхідно вирішити за допомогою більш високого рівня управління. Багато компаній заохочують використання звітів про скарги як належний метод офіційного подання скарги. Ці звіти зазвичай використовуються для вирішення незадовільних операцій або умов, що стосуються компанії. Належним чином написання звіту про скаргу є ключем до того, щоб почути ваше занепокоєння, а проблема вирішена.
Звернемося до ситуації. Дайте ключову інформацію, таку як ваша позиція та причину для написання. Укажіть причину вашого незадоволення коротко.
Дотримуйтесь тла з більш детальним описом проблеми. Повідомляйте про об'єктивні факти. Опишіть наслідки цієї проблеми.
Спілкуйтеся, що ви вважаєте задовільним рішенням. Поясніть, що ви очікуєте від іншої сторони, щоб виправити ситуацію.
Додайте попередження, якщо ви вважаєте, що це необхідно. Можливо, ви захочете повідомити про наслідки, якщо інша сторона не братиме участь у вирішенні проблеми. Цей крок є необов'язковим, виходячи з ваших стосунків з іншою стороною та серйозності проблеми.
Закінчіть ввічливим висновком, який виражає ваш оптимістичний погляд на ситуацію. Спілкуйтеся з почуттям, що хочете вирішити проблему, щоб принести користь обом сторонам.
Поради
-
Не забувайте використовувати ввічливість у всьому листі. Утриматися від образи іншої сторони або звучати вороже.
