Зі продовженням розвитку технологій, однією з останніх тенденцій 21-го століття є так званий безпаперовий офіс. Безпаперовий офіс насправді не є абсолютно безпаперовим, а використовує мінімум паперу і перетворює якомога більше документації в цифрову форму. Безпаперовий офіс має як переваги, так і недоліки, обидві з яких повинні розглядатися організацією з урахуванням переходу від звичайного обліку.
Більш компактний і ефективний
Цифрові файли вимагають набагато менше фізичного простору, ніж паперові файли, і їх набагато простіше організувати. Крім того, доступ до архівних цифрових файлів набагато простіший, ніж архівні файли. Цифрові файли можна легко розділити між багатьма користувачами одночасно, а також отримати доступ з віддалених місць, підвищуючи ефективність роботи.
Envionmentally Conscious
Менше паперових файлів означає менше паперу, що використовується для дублювання копій і для загального ведення записів. Цей фактор робить безпаперовий офіс більш екологічно свідомим у більшості випадків. Для онлайнових журналів та інших публікацій публікація в цифровому вигляді означає усунення фарб, які містять важкі метали, розчинники та інші речовини, шкідливі для навколишнього середовища.
Проблеми програмного та апаратного забезпечення
Безпаперовий офіс є настільки ефективним, наскільки програмне та апаратне забезпечення, яке використовується для зберігання записів, дозволяють працівникам бути. Помилки програмного забезпечення та поломки обладнання можуть призвести до значних збоїв у роботі безпаперового офісу. Збереження програмного і апаратного забезпечення безпаперового офісу також викликає занепокоєння; Персонал або консультанти з інформаційних технологій (ІТ) часто є необхідністю, а також техніками для регулярного обслуговування обладнання.
Помилки введення даних і криві навчання
Як і у випадку з будь-яким переходом, перехід до безпаперового офісу часто передбачає криву навчання, особливо в офісному середовищі, де працівники ще не знають комп'ютера. Помилки введення даних можуть бути дорогими і можуть призвести до серйозних проблем. Крім того, помилки введення та подачі даних можуть призвести до помилкової класифікації записів, що ускладнює або неможливо знайти їх пізніше.
Проблеми безпеки
Цифрові записи можуть бути вразливими для несанкціонованого доступу, або шляхом злому, або шляхом невисокої безпеки з боку персоналу. Особливо з чутливими юридичними та медичними даними, втрата даних може призвести до суттєвої відповідальності для учасників компанії, особливо у випадку недбалості. Особливу складність, особливо у спільному мережевому середовищі, має утилізація цифрових записів. Просто стирання файлу не повністю видаляє цифровий запис, так само, як підкидання документа в кошик не заважає комусь іншому витягувати документ пізніше.
