Згідно з документом Агентства з охорони навколишнього середовища США (EPA) "Керівництво для підготовки стандартних операційних процедур (СОП)", "Розробка та використання СОП є невід'ємною частиною успішної системи якості, оскільки вона надає особам інформацію для виконання роботи належним чином і полегшує узгодженість якості та цілісності продукту або кінцевого результату. " Таким чином, належна підготовка СОП є ключовою для закладання фундаменту для досягнення послідовних процесів. Виконуючи кілька загальних кроків, ви можете підготувати СОП для використання у вашій організації.
Визначте, які процедури або процеси у вашій організації вимагають документації для того, щоб проводитися послідовно, а які особи є найбільш кваліфікованими для авторів пов'язаної СОП. Командний підхід може бути використаний як для визначення потреби в СОП, так і для написання СОП.
Визначте систему нумерації, щоб забезпечити належний контроль документів ваших СОП. Система нумерації повинна бути достатньо гнучкою, щоб забезпечити будь-яку кількість SOP і будь-яку кількість ревізій для окремих SOP. Чи маєте ви або призначена особа, яка здійснює контроль документа, зберігати головний список, щоб не використовувати дублікати номерів.
Розробити шаблон SOP, за яким слідуватимуть всі SOP, використовуючи програмне забезпечення для обробки текстів. Для адміністративних або програмних процедур шаблон повинен містити, як мінімум, титульну сторінку, процедури (включаючи мету, сферу, резюме, визначення, кваліфікацію персоналу, саму процедуру, контрольні списки та управління документами), контроль якості та посилання. Для технічних або лабораторних процедур шаблон повинен містити, як мінімум, всі розділи для адміністративних SOP, перелічені вище, на додаток до інформації щодо безпеки, застережень, перешкод, обладнання та матеріалів у розділі про процедури.
Напишіть стандартну операційну процедуру, як написати стандартні операційні процедури для вашої організації, химерно відомі як "SOP на SOP". Використовуйте розроблений шаблон і викладіть свої очікування щодо того, як повинні бути підготовлені всі СОП, наприклад, хто визначає необхідність, хто призначає номер, який формат використовувати, і які очікування для того, що має бути включено до кожного розділу.
Підготуйте решту СОП на основі методу, встановленого в СОП на СОП, внесення незначних змін для поліпшення процесу підготовки з точки зору часу та якості отриманих документів.
Поради
-
Подивіться на стільки прикладів SOP, скільки можете, перш ніж підготувати ваш.
Увага
Переконайтеся, що шаблон SOP є остаточним, перш ніж видавати його. Будь-які зміни означають, що ви повинні переглянути кожну СОП, написану за допомогою цього шаблону.
