Дебетові нотатки та рахунки-фактури використовуються в процесі обліку, щоб допомогти підприємствам відстежувати продажі. Хоча дебетові нотатки стосуються дебіторської заборгованості, рахунки-фактури займаються переважно завершеними продажами, в яких гроші вже змінилися. Незалежно від того, чи використовується дебетова нотатка або рахунок-фактура, важливо, щоб вся відповідна інформація була включена в документ, щоб вона могла бути використана в процесі обліку в майбутньому.
Дебетова нотатка
Дебетове повідомлення - це сповіщення, яке надсилається клієнту, щоб сповістити її про прострочену суму. Підприємства можуть використовувати дебетове повідомлення як попередник для надсилання прострочених рахунків до колекцій, як попередження про те, що обліковий запис збирається прострочитись, або нагадати клієнту про знижку за достроковий платіж.
Рахунок-фактура
Рахунки-фактури використовуються для запису операцій з продажу. Наприклад, якщо бізнес знаходиться на виставці або конференції і робить продаж, то кожен покупець і бізнес отримують копію рахунку, щоб обидві сторони знали, що було продано, коли і скільки. Рахунки-фактури також входять до складу товарів, які відвантажуються клієнтам.
Відмінності
Дебетовим записом є інформація про минулу операцію, яка залишається невиплаченою, тоді як рахунок-фактура фіксує завершену операцію з продажу. Дебетові векселі базуються на рахунках дебіторської заборгованості, а рахунки-фактури використовуються для продажу, для яких вже здійснено платіж.
Приклади використання
Якщо рахунок клієнта прострочений, компанія може надіслати клієнту дебетове повідомлення, щоб нагадати йому про нагляд на рахунку. Примітка повинна включати в себе куплений товар або предмети, дату придбання, ціну придбання, дату настання початкового платежу та будь-які фінансові витрати, які могли бути застосовані до минулого рахунку. Прикладом рахунку-фактури є те, коли здійснюється продаж, і клієнт вимагає детальне отримання. Рахунок включає в себе куплений товар, ціну продажу, дату продажу та спосіб оплати.
