Звіти про управління проектами забезпечують оновлення прогресу в конкретному проекті. Вони, як правило, записуються на етапах проекту, але можуть бути запрошені клієнтом або керівником у будь-який час. Звіти з управління проектами важливі, оскільки вони дозволяють керівнику проекту оцінити прогрес, порівнявши його з початковим планом. Це дозволяє менеджеру спілкуватися і пояснювати будь-які зміни, затримки, проблеми та позитиви для всіх зацікавлених сторін. Звіти про управління проектами не повинні бути тривалими, але повинні враховувати всі аспекти проекту.
Надайте ідентифікаційну інформацію про проекти: назву проекту, номер проекту (якщо такий є), ім'я клієнта, контактні особи, якщо клієнт - це компанія або організація, дату початку проекту та адресу, на якій проект виконується, якщо можливо. Також вкажіть ім'я керівника проекту (ПМ), ім'я особи, що пише звіт, якщо автор є іншим, а не ПМ, а також дату написання звіту.
Перерахуйте імена всіх сторін, яким буде розповсюджений звіт про управління проектом. Включіть усіх підрядників, співробітників, керівників або контактів клієнтів, які отримають копію звіту. Включіть «Файл» у нижній частині списку, щоб вказати, що копія звіту поміщена в файл проекту.
Оцініть поточний обсяг проекту порівняно з початковим обсягом проекту. Зверніть увагу на будь-які внесені зміни та вкажіть ім'я сторони, яка запитувала зміну, та ім'я сторони, яка схвалила зміну.
Оцініть поточний термін проекту щодо запланованого графіку. Поясніть будь-які затримки або прибутки і вкажіть, як вони вплинуть на загальний графік. Вкажіть, чи затримки в даний час вирішені або невирішені. Для невирішених затримок поясніть план подолання проблеми та вкажіть, коли ви плануєте вирішити цю проблему. Якщо дата завершення змінилася, вкажіть нову дату завершення.
Порівняйте поточний бюджет з початковим бюджетом. Розглянемо як вартість (суму, яку постачальник оплачує робочою силою, так і матеріали для завершення проекту), і ціну (яку клієнт сплачуватиме після завершення проекту). Не забувайте включати зміни у вартість або ціну, викликані змінами в області. Додайте оновлений бюджет проекту, якщо це можливо.
Порівняйте поточне середовище ризику з оригінальною формою оцінки ризику. Вкажіть, які ризики були усунені і які ще існують. Перелічіть будь-які нові ризики, які виникли разом з їх потенційними бюджетними та часовими наслідками. Запропонуйте план для уникнення або реагування на нові ризики.
Підпишіть документ. Якщо документ має більше однієї сторінки, заповніть кожну сторінку. Деякі процедури компанії також вимагають, щоб керівник та / або клієнт підписалися на всі звіти з управління проектами.
Поради
-
Не забудьте включити гарні новини! Включіть до звіту всі заощадження витрат і часу.
Документуйте будь-які помилки постачальника, які впливають на графік або бюджет. Ви можете бути в змозі повернути постачальників плати за втрачений час або гроші.
