Як менеджер проекту, як тільки ваш проект закінчується, необхідно забезпечити, щоб результати проекту відповідали очікуванням. Потім потрібно буде заповнити деякі остаточні документи та закрити проект. Типові процедури включають отримання дозволів, передачу права власності та випуск продукції у виробництво. Зазвичай, ви підписуєте проект як завершений, проводячи тестування, щоб забезпечити, щоб команда завершила роботу та оновила звіти про стан, щоб вказати завершення.
Провести тестування на прийом. Методи неформального прийняття включають завершення установки або події. Методи формального прийняття включають тестування користувачів на критерії, встановлені на початку етапу планування проекту. Наприклад, проекти з розробки програмних додатків зазвичай включають тестування функціональних, системних і користувачів, щоб довести, що продукт працює як потрібно. Якщо користувачі виявляють, що продукт не відповідає їхнім потребам, вони відхиляють результат, і ревізії повинні бути зроблені до завершення проекту.
Створіть документ, що відмовляється. У цьому угоді про прийняття перелічено критерії успішності проекту. Наприклад, створити контрольний список для перевірки системи звітності, призначеної для запису часу, витраченого на волонтерську роботу співробітника. Користувачі повинні підтвердити, що вони можуть використовувати форму на основі інтрамережі для подання та перегляду лише своїх годин на вибраних заходах. Менеджери повинні мати можливість переглядати лише подання працівників під наглядом. Додаток має надіслати електронний лист керівнику та працівнику, щоб повідомити їх про подання. Працівники повинні мати можливість вимагати додавання додаткових заходів до форми подання.
Отримати остаточне схвалення завершення проекту від клієнтів, спонсорів та зацікавлених сторін. Ці люди можуть підписувати паперові копії угоди про прийом або використовувати шаблони або форми онлайн, такі як ті, що надаються веб-сайтом Microsoft Office. Наприклад, використовуйте форму InfoPath для візуального відображення стану проекту за допомогою умовного форматування, яке показує і приховує зображення на основі статусу проекту.
Поради
-
Замість процедури підписання на паперовій основі відправте повідомлення електронної пошти. Наприклад, за допомогою Microsoft Outlook натисніть клавіші "CTRL / N", щоб створити нове повідомлення. У меню «Параметри» натисніть кнопку «Використовувати кнопки голосування». Виберіть параметр "Затвердити, відхилити". У полі "Тема:" введіть короткий опис проекту, на якому потрібно підписатися одержувач електронної пошти. Можна вставити додатковий текст, графіку або документи. Натисніть кнопку "Надіслати". Ваші одержувачі отримують поштове повідомлення з директивою до "Голосування, натиснувши Голосувати в групі Відповісти вище". Натисніть кнопку "Відстеження" на своєму початковому повідомленні, щоб побачити, хто схвалив і хто відхилив.
