Повідомлення про призначення додаткових обов'язків через внутрішню записку компанії - це хороший спосіб встановити підзвітність і переконатися, що ваш співробітник розуміє нові обов'язки. Так само, як ви робите з будь-яким іншим діловим записом, тримайте його коротким і простим, включаючи лише стільки інформації, скільки необхідно працівникові, щоб зрозуміти інструкції.
Формат пам'ятки
Напишіть чітку, описову назву. Якщо ви надсилаєте нагадування електронною поштою, також введіть назву в темі, позначте повідомлення електронної пошти з високим прапором важливості та включіть квитанцію про читання. Незважаючи на те, що ви звичайно повинні дотримуватися типового формату пам'яті, включаючи заголовок, відкриття, сегмент завдань і закриття, обговорення та підсумкові розділи зазвичай не потрібні. У сегменті завдань використовуйте числовий список або пункти маркерів для визначення та виділення нових або додаткових обов'язків.
Інформаційний зміст
Відкриття та сегменти завдань є найважливішими розділами цього типу записки. Надайте необхідну довідкову інформацію у відкритому розділі. Наприклад, скажіть працівникові, чому ви призначаєте додаткові обов'язки, і коли почнуться ці нові обов'язки. Надайте дати та час проведення будь-яких зустрічей, які можуть відбутися до того, як працівник прийме додаткові обов'язки. У разі необхідності надайте контактний пункт, на який може звернутися працівник за питаннями. Визначте кожен додатковий обов'язок - чітко і повно - в сегменті завдань. Закрийте записку з коротким подякою та щирою підтримкою.
