Інформаційні системи бухгалтерського обліку (АІС) революціонізували спосіб ведення бізнесу в глобальній перспективі. Після введення фінансової інформації в АІС, фінансові звіти та звіти можуть формуватися на декількох рівнях бізнесу для забезпечення прибутковості.
Для того, щоб програмне забезпечення AIS представляло точні фінансові звіти та звіти, інформація про бухгалтерський облік має бути правильно і ефективно введена в AIS.
Факти
Інформаційні системи бухгалтерського обліку (АІС) настільки ж хороші, як і інформація, введена в систему. Хоча комп'ютеризоване програмне забезпечення АІС значно скоротило робочі години, необхідні для запису та відображення бухгалтерської інформації, програмне забезпечення все ще має бути перевірене та підтримуватися щодня для обліку фінансових операцій.
Всі фінансові операції мають три основні вимоги щодо забезпечення належного обліку господарських операцій: своєчасність, точність та обґрунтованість. Якщо фінансові операції не відповідають цим вимогам, інформація, введена в програмне забезпечення AIS, призведе до неправильної підготовки фінансової звітності та невдачі AIS.
Своєчасність
Всі фінансові операції повинні бути своєчасними; доходи та пов'язані з ними витрати відбуваються в той же період, рахунки обліковуються в місяці, в якому вони отримані, а щомісячні закриття запису проводяться до закриття звітного періоду в АІС.
Дозвіл на внесення фінансової інформації в АІС в різні звітні періоди або календарні місяці призведе до викривлення фінансових звітів, що виробляються АІС. Вона також створить фінансові звіти, які не відображають належним чином доходи та витрати, що відбулися протягом звітного періоду.
Точність
Як тільки фінансові операції отримані своєчасно, вони повинні бути перевірені на точність. Звіти про витрати на роботу, виплати грошових коштів та грошові надходження повинні бути переглянуті для того, щоб переконатися, що суми, вказані на паперових документах, є точними. Перегляд фінансових транзакцій може призвести до перегляду інших функцій обліку, якщо будуть внесені послідовні помилки.
Якщо неточна інформація розміщена в АІС, необхідно буде виконати узгодження рахунків для виявлення помилок у фінансових операціях.
Термін дії
Вимірювання фінансових операцій для достовірності є важливим кроком при запису інформації в АІС. Вимоги до терміну дії задовольняються після того, як операція визначена як точна, достовірна і має відношення до бізнес-операцій. Аудиторські перевірки з боку зовнішніх бухгалтерських фірм зазвичай зосереджуються на достовірності фінансової інформації, введеної в АІС; Запис недійсної інформації є критичною помилкою і буде перераховано як дефіцит бухгалтерського обліку в звітах з аудиту.
Бухгалтерський облік
Фінансова інформація повинна відповідати правильним крокам для того, щоб відповідати вимогам своєчасності, точності та достовірності. Кожна бухгалтерія повинна мати робочий процес для забезпечення внесення всієї фінансової операції в АІС, а фінансові звіти - до закінчення звітного періоду. Ефективні робочі процеси також дозволять кожному документу обробляти тільки один раз протягом кожного процесу, усуваючи збільшену роботу за рахунок переробки фінансових транзакцій.
Умисне шахрайство
Хоча фінансові операції можуть відповідати вимогам бухгалтерського обліку щодо своєчасності, точності та достовірності, деякі підприємства беруть участь у навмисному шахрайстві для сприяння фінансовому здоров'ю своєї компанії. Програмне забезпечення AIS малося на увазі як комп'ютеризований запис, який важко маніпулювати, але це все ще можна зробити. Використання спеціальних рахунків, які приховують транзакції, створення окремих об'єктів для приховування боргу, а також використання колишніх аудиторів для розробки AIS компанії - це всі способи створення шахрайської інформації з AIS.
