Правильний запис протоколів про зустрічі є важливим кроком, який можна пропустити. У деяких випадках ведення протоколу протоколів засідань може бути юридичною вимогою. Незалежно від того, чи це юридична вимога чи ні, це хороший спосіб зберегти всіх зосереджених і на місці після зустрічі, і надає історичний звіт про діяльність організації.
Порядок денний зустрічі
Встановлення порядку денного допомагає зберегти дезорганізацію зустрічі та дозволить вам написати попередній перелік протоколів. Це економить час і полегшує заповнення пробілів на кожній темі, як це обговорюється.
Попередня інформація
Позначте верхню частину документа "Протокол зустрічей для Дата". У верхньому правому куті перелічіть основну інформацію про зустріч. Зверніть увагу на назву компанії, дату та місце зустрічі та час початку та завершення зустрічі.
Хто взяв участь
У протоколі має бути вказано, хто відвідав зустріч. Назвіть ім'я та назву кожної особи. Якщо учасники перебувають з іншої організації або вводяться за допомогою телефону, це слід зазначити. Також зверніть увагу, хто приймав протоколи засідань, які зазвичай є корпоративним секретарем.
Теми обговорення
Під час компіляції протоколів обговорюйте прості теми. Не цитуйте те, що казав кожен. Дотримуйтеся основного опису теми і чітко визначте, яке рішення або результат було досягнуто. Немає необхідності детальніше розробляти протоколи.
Негайно введіть хвилини
Негайно введіть хвилини зустрічі. Чим більше часу проходить до того, як набираються хвилини, тим більше шансів, що ви забудете щось важливе, що сталося. Деякі вважають за потрібне мати магнітофон під час зустрічі, щоб мати запис, щоб перевірити, коли це необхідно, під час компіляції хвилин. Розповсюдьте копію протоколу засідання всім, хто був присутній.
