Система дрібних грошей допомагає підприємствам швидко сплачувати невеликі витрати без запису кожної операції. Це окремий фонд грошових коштів, який виділяється для оплати поставок або інших низьких витрат. Щоб належним чином контролювати дрібний фонд готівки та правильно фіксувати його для цілей оподаткування, фонд повинен зберігатися у безпечному місці і часто узгоджуватися.
Система дрібних грошей
Незважаючи на те, що деякі роздрібні підприємства витрачають невеликі витрати з їхніх кас, власна система дрібних грошей означає відкладання фіксованої суми грошей у коробці або ящику і використання її для оплати невеликих витрат. Надходження витрат надходять у вікно разом з будь-якими змінами від операцій. Загальна сума надходжень і залишок грошових коштів завжди повинна дорівнювати сумі, з якої ви почали. Наприклад, якщо у вас є грошовий фонд у розмірі 100 доларів США і витрачаєте 27,52 долара на офісне приладдя, ваші квитанції на покупку плюс гроші, що залишилися в фонді, становитимуть до $ 100.
Надходження
IRS вимагає надходжень для всіх витрат понад $ 75, але це гарна звичка, щоб отримати квитанції для кожної дрібної операції з готівкою, незалежно від того, наскільки мало. Надходження надаватимуть резервні кошти на перевірку дрібного поповнення грошових коштів, коли вам потрібно поповнити фонд. Коли дрібні грошові кошти стають низькими, завжди перевіряйте баланс з квитанціями, перш ніж додавати більше. Щоб поповнити фонд, напишіть чек компанії на "Petty Cash", зробіть його готівкою і додайте гроші до коробки. Квитанції та довідка про дрібні каси надходять до бухгалтера для входу в систему обліку.
Звітність
Лист про звільнення дрібних грошей і квитанції є резервним для перевірки дрібного поповнення грошових коштів. Введіть їх як одну транзакцію в банківський реєстр і розподіліть підсумки до кожної категорії. Наприклад, якщо надходження становлять $ 97,12 і становлять $ 29,88 в офісних товарах, $ 43,02 в обслуговуванні і $ 24,22 в акції, транзакція дебетує банк $ 97,12 і кредити Office Supplies $ 29,88, Maintenance $ 43,02 і акції $ 24,22.
Ведення записів
Як і будь-який інший бізнес-витрати, IRS вимагає, щоб ви зберігали квитанції та інші резервні копії протягом семи років. Приєднайте квитанції на зворотній стороні аркуша і файлу вирівнювання готівки під час введення. Зберігайте квитанції з яскравого світла. Деякі квитанції, надруковані на тепловому папері, затухають задовго до того, як буде виконано вимогу для зберігання.
