Організація адвокатської контори - чудовий спосіб для параюристів, юридичних секретарів та юридичних помічників для підтримки адвокатів. У невеликих юридичних конторах адвокати можуть навіть самоорганізуватися. Більшість адвокатських бюро мають централізовану систему подачі документів, а справи перевіряються адвокатам тільки тоді, коли це необхідно для роботи. Оскільки адвокати витрачають час на зустріч з клієнтами, відвідують судові справи, приймають справи та виконують інші справи, вони залежать від організації офісу, щоб знайти необхідну паперову роботу.
Перспективні випадки
Кожен адвокат юридичного офісу потребує системи відстеження інформації, пов'язаної з майбутніми справами.Джим Віркен, адвокат з цивільного процесу та голова правління групи Wirken Law в Канзас-Сіті, рекомендує використовувати форму, яка називається "Перспективним новим матеріалом". Ця стандартна форма допомагає адвокату відслідковувати інформацію потенційного клієнта, зберігати записи про розмови щодо цього питання та записувати час, проведений консультуванням з цього питання. Якщо файл справи відкрито пізніше, адвокат або особа підтримки може використовувати цю форму для створення паперового файлу та нового файлу в системі управління базами даних.
Організація файлів
Організація файлів є ключем до організації юридичної канцелярії. Цей процес важливий для організації матеріалів справи та для організації бухгалтерських записів. Організація файлів також допомагає юридичній конторі стримувати сприйняття клієнтами зловживань і полегшувати утримання клієнтів. Для паперових файлів юридичний офіс повинен розробити систему для організації кожної папки файлів. Наприклад, у кожному розділі файлу кожен раз слід розміщувати один і той же тип документів. У кожному розділі документи можуть знадобитися кольорові вкладки (з номерами або датами), щоб вказати, де починається і закінчується кожен документ. Документи повинні бути подані в хронологічному порядку, або з самим останнім документом зверху або в задній частині кожного розділу.
Юридична фірма може розробити посібник з файлової теки та надати її всім працівникам. Нові службовці, які подають документи, можуть знадобитися для навчання керівництву файлів. Адвокати та працівники юридичної допомоги повинні покладатися на фахівців з подання професійних документів для виконання більшості завдань.
Електронне зберігання даних
Організація може також використовувати систему управління базами даних для відстеження інформації про справи та обліку. Деякі системи управління базами даних включають можливість додавання факсів, електронних документів і сканованих документів до файлів справи в електронній базі даних. Деякі системи баз даних особливо корисні для нестандартних завдань, таких як перевірка конфлікту інтересів адвоката у представленні клієнта (що може призвести до порушення етичних норм).
Співробітники та адвокати повинні пройти навчання про те, як використовувати цю систему управління базами даних для електронного зберігання інформації. Адвокатська контора може побажати обмежити профілі користувачів, які можуть вставляти або видаляти записи, щоб запобігти втраті важливої інформації про клієнта.
