Документація процесу - це запис процесів, які компанія здійснює на регулярній основі. Зазвичай, створені для підготовки працівників, процесної документації та навчання, іноді може тривати час від інших видів діяльності. Однак, вирішення проблем, викликаних співробітниками, які не пройшли адекватну підготовку, або які не розуміли правильного способу проведення процесу, також може зайняти час у день.
Інтеграція
Організації складаються з низки процесів, інтегрованих разом для досягнення загальної мети. Документація процесу передбачає запис цих різних процесів, щоб організації могли зрозуміти, як вони функціонують, а також розробити стратегії для їх покращення.
Чіткість
Процеси повинні бути записані чітким і переконливим чином, оскільки ці процеси також можуть допомогти сформулювати необхідні зміни у способах їх виконання. Керівництво іноді може розробити документацію процесу в навчальних посібниках для підготовки нових працівників.
Діє
Документація процесу повинна бути дійсною, щоб особи, які ніколи раніше не виконували ці процеси, могли їх виконувати. Причина того, що певні продукти однакові по всьому ланцюжку магазинів, полягає в тому, що процес створення цих продуктів - наприклад, чашки кави - був чітко задокументований таким чином, що дозволив іншим створювати дублікати продукту. Документація щодо процесу повинна бути дійсною, щоб допомогти менеджерам у навчанні працівників.
Причина і наслідок
Процес документації повинен бути написаний для чіткого визначення причинно-наслідкового характеру процесів. Процеси повинні бути документально оформлені окремо, а також документально, щоб пояснити, як різні процеси пов'язані один з одним. Наприклад, організація може побажати зрозуміти, як процес її зустрічі впливає на відкритість обговорення компанії.
Пропуск
Ті, що створюють документацію про процес, повинні також знати, що пропустити в документації процесу. Наприклад, деякі процеси настільки прості, що їх не потрібно описувати. Інші процеси не обов'язково повинні виконуватися правильно кожного разу.
Процес і навчання
Часто керівники можуть поєднувати документацію з процесом і навчання. Документація процесу може заощадити час для працівників, які можуть виконувати інші завдання, а не використовувати час, що проходить навчання. Проте, технологічна документація не завжди достатньо ясно пояснює інформацію працівникам. Часто вона повинна поєднуватися з практичним навчанням для того, щоб інформація була зрозуміла новим працівником.
