Документація є частиною повсякденного життя у світі особистого, фінансового та загального збору даних, і тому лише правильно проводити періодичні перевірки методів обробки документів. Аудит показує, які заходи впроваджуються, методи, які необхідно змінити, і способи внесення таких змін.
Процедура закупівель
Організація повинна періодично перевіряти, чи дотримується її процедура закупівлі документів. Аудит може показати, чи організація в даний час має метод управління документацією, чи необхідні документи затверджені уповноваженим персоналом і як ефективно обробляються зміни документів. Ця частина аудиту може також показати, наскільки доступними є документи.
Зберігання документів
Документи можуть зберігатися як друковані або комп'ютеризовані файли. Аудит може показати, чи налаштовані системи зберігання записів відповідно до потреб організації. Аудит також повинен показувати, як довго зберігаються у паперовому вигляді і друковані, і комп'ютеризовані документи. Аудит повинен визначити, чи зберігаються документи в хорошому стані та захищені від пошкодження, погіршення або втрати.
Опис документів
Аудит повинен перевіряти, як документи описуються в системі реєстрації організації. Документація може бути перелічена за назвою, номером або в описовій формі. Документ може мати короткий, відповідний опис, щоб полегшити пошук. Аудит повинен показувати, чи документи подаються систематично за номером версії та датою перегляду.
