Ефективне ділове спілкування є життєво важливим для успіху вашої організації. Це має значний вплив на продуктивність Вашої компанії та продуктивність працівників, а також на результат роботи компанії. Як власник бізнесу, ви повинні бути в змозі чітко повідомляти своє бачення і цілі, будувати відносини з клієнтами і потенційними партнерами і взаємодіяти з вашою командою.
Основи ділового спілкування
Керівники, керівники, керівники груп та інші фахівці повинні навчитися бути хорошими комунікаторами для виконання своїх обов'язків. Якщо ви хочете продати більше продуктів, побудувати сильну команду або максимізувати ваші маркетингові зусилля, важливо, щоб ви освоїли основи ділового спілкування.
Якщо ви хочете досягти успіху, недостатньо бути хорошим стратегом або мати блискучі ідеї. Звичайно, ви можете найняти людей, щоб спілкуватися зі своїми клієнтами і просувати свої послуги, але вам все одно потрібно поставити своє бачення в слова. Це ваша відповідальність, щоб забезпечити зворотний зв'язок зі своїми співробітниками, послухати, що вони мають сказати, і обговорити цілі компанії.
Ділове спілкування - це обмін інформацією між людьми всередині та за межами організації. Вона може мати багато форм, таких як формальне та неформальне спілкування, внутрішнє та зовнішнє спілкування, правове спілкування, бічне або горизонтальне спілкування та багато іншого. Подумайте про це як про двосторонній канал для передачі інструкцій, ідей, думок, звітів і так далі.
Для того, щоб комунікація була ефективною, вона повинна бути взаємною. Ви повинні чітко говорити і уважно слухати. Також переконайтеся, що ви розумієте основи ділового спілкування:
- Структура
- Релевантність
- Послідовність
- Чіткість
- Актуальність і примат
- Середній
Перш за все, ваше повідомлення має бути добре структурованим і мати відкриття, тіло і закриття. Незалежно від того, чи відправляєте ви електронні листи, телефонуєте або представляєте проект, не забувайте про ці структурні елементи. Почніть з короткого введення свого повідомлення, щоб аудиторія знала, чого очікувати. Наприклад, можна сказати щось подібне: "Сьогодні ми обговоримо нашу маркетингову стратегію на наступний квартал". Далі детально представіть свої ідеї. Залежно від контексту, вам може знадобитися зробити резервну копію своїх заяв фактами та цифрами. Закрийте повідомлення коротким висновком, у якому викладено основні моменти, які ви обговорили.
Переконайтеся, що ваше повідомлення є чітким та відповідним для цільової аудиторії. Уявіть собі, що ви намагаєтеся пояснити клієнту, що він потребує повного перетворення на веб-сайті, а не кілька незначних змін. Можливо, ви захочете обговорити веб-дизайн, пошукову оптимізацію, показники відмов та інші технічні аспекти, але не робите цього. Клієнт може не знати, що це означає і чому вони мають значення. Замість цього, ви повинні зосередитися на тому, як повний редизайн сайту принесе користь його бізнесу. Скажіть йому, що він охопить більше клієнтів, підвищить поінформованість про бренд, підвищить рівень збереження, покращить безпеку даних тощо.
Завжди тримайте своє повідомлення послідовно, але адаптуйтеся до аудиторії та контексту. Якщо ви постійно змінюєте свій розум, ви ризикуєте втратити свій авторитет.
Одна справа сказати своїм співробітникам, щоб вони захищали дані про клієнтів і продовжували оновлення їхнього програмного забезпечення, а інша річ, щоб мати політику безпеки. Письмове спілкування полегшує роз'яснення ідей і гарантує, що всі знаходяться на одній сторінці.
Також переконайтеся, що ваше повідомлення запам'ятовується. Включіть сильну, чітку заяву, яка підсилює ваші переконання і стосується цієї теми. Подумайте про початок або закінчення повідомлення цитатою або іншим потужним відкриттям. Іноді гумор може допомогти. Якщо ви розмовляєте з клієнтом або співробітником, дайте їй щось пам'ятати.
На думку психологів, деякі люди, швидше за все, запам'ятають, що вони бачили і почули. Це називається ефектом повторюваності. Інші схильні пригадувати те, що вони вперше побачили або почули, що відоме як ефект примату. Таким чином, має сенс почати і / або закрити ваше повідомлення потужною заявою.
Інша річ, яку слід розглянути, - це комунікаційне середовище. Як ви плануєте передати своє повідомлення? Існують різні типи комунікаційних середовищ, кожен з яких має унікальні характеристики. Вони включають, але не обмежуються:
- Презентації
- Звіти
- Онлайн спілкування
- Ділові зустрічі
- Відео- та телефонні зустрічі
- Електронна пошта
- Соціальні засоби комунікації
- Друковані ЗМІ
- Контракти та інші офіційні письмові документи
Правові аспекти ділового спілкування
Коли ви пишете контракт або подаєте юридичні документи, ще важливіше спілкуватися чітко. Погана комунікація може призвести до великих штрафів, шахрайства, наклепу, втрати доходів та дорогих позовів.
Ознайомтеся з законами у вашому штаті або окрузі, включаючи закони, що стосуються реклами. Ваші маркетингові кампанії, наприклад, повинні бути правдивими і дотримуватися законів у вашій галузі. Якщо ви продаєте харчові добавки, ви не можете стверджувати, що ваші продукти виліковують або запобігають хворобам. Крім того, ви не можете продавати алкоголь і сигарети як корисні для клієнтів. Створіть резервні копії своїх претензій важкими фактами та зробіть необхідні розкриття
Перевірте свої ділові контракти та угоди. Якщо у вас є що сказати, покладіть його в письмовій формі. Включіть розділ, який чітко визначає терміни, що використовуються в контракті. Додайте відповідні розділи, такі як термін контракту та припинення дії, гарантії, роздільність та конфіденційність.
Зверніть увагу на те, як ви спілкуєтеся зі своїми співробітниками. Обережно вибирайте слова. Утримуватися від загроз або дискримінації працівників. Наприклад, якщо ви повідомляєте працівникові, що він занадто молодий, щоб взяти на себе певний проект, вас можуть звинуватити у дискримінації за віком. Менеджер, який дратує працівників з обмеженими можливостями, може бути звинувачений у дискримінації за ознакою інвалідності, навіть якщо його поведінка не покликане зашкодити даній особі.
Чому ділова комунікація важлива?
Знаючи ключові аспекти спілкування, не важко зрозуміти, чому це так важливо. Ефективна комунікація може зміцнити ваші відносини з клієнтами, співробітниками та діловими партнерами, забезпечуючи при цьому дотримання законодавства. Крім того, він може дати вам конкурентну перевагу і допомогти вам максимально використовувати ваші маркетингові зусилля.
Важливість зовнішнього спілкування в організації не слід недооцінювати. Як менеджер або власник бізнесу, ви повинні мати можливість передати своє повідомлення цільовій аудиторії, а також інвесторам, акціонерам, постачальникам і потенційним партнерам. Наприклад, події в прямому ефірі дають вам шанс привернути увагу ваших перспектив або забезпечити фінансування для вашого малого бізнесу. Добре продумана мова або приваблива презентація продукту може підвищити вашу репутацію та генерувати продажі. Інтерв'ю та прес-релізи дозволяють інформувати клієнтів та інвесторів про останні проекти. Наприклад, ви, можливо, захочете поговорити про нову співпрацю з брендом або про нову лінійку продуктів, що порушить роботу галузі. Якщо ви спілкуєтеся чітко та отримуєте реальну вартість, ви генеруватимете шум навколо вашої марки.
Внутрішнє спілкування також є суттєвим. Майже половина працівників рідко або ніколи не залишають зустрічі, знаючи, що робити далі. Насправді, 21% професіоналів не мають офіційного плану для внутрішнього спілкування. Якщо ви не в змозі чітко визначити мету і завдання зустрічі, ви можете створити плутанину і конфлікти на робочому місці.
Лідери, які є хорошими комунікаторами, можуть підвищити моральний стан співробітників, знизити темпи обороту та підвищити продуктивність організації. Вони також мають більш міцний зв'язок зі своїми командами і мають менше конфліктів. Крім того, ефективна внутрішня комунікація гарантує, що ваші співробітники розуміють свою роль та внесок, який вони вносять до росту та успіху компанії.
