Координація проекту зазвичай стосується планування та управління декількома завданнями одночасно. Координація має важливе значення для бізнесу, який займається двома або більше пов'язаними проектами. Проекти варіюються в залежності від бізнес-цілей, але можуть включати запуск нового продукту або розширення послуг у нові області. Координатор проекту часто має різні ролі та обов'язки, залежно від галузі, розміру бізнесу та мети проекту. Наприклад, корпорації можуть призначати окремих координаторів проектів для ведення внутрішніх і міжнародних справ; у той час як малі підприємства могли б виконувати основні завдання координації проекту в управлінській ролі. Координатори проектів можуть виступати в якості осіб, що приймають рішення, або помічники керівників.
Основи
Обсяг проекту (наприклад, інтеграція проектів з різними групами або розгляд альтернативних варіантів) та часові рамки (як короткий термін, так і загальний термін) є суттєвими ознаками - особливо тому, що успішна координація вимагає довгострокового планування в поєднанні з бездоганним виконанням. Наприклад, якщо ваш бізнес має намір відкрити нове місце розташування, то ви повинні точно передбачити, скільки часу буде потрібно, щоб побудувати магазин, отримати необхідні дозволи, придбати меблі або обладнання, а також найняти і навчити достатнього персоналу. Таким чином, затримка в отриманні основних запасів може вплинути на весь проект, наприклад, додавши додаткові витрати на проект.
Працівники
Для забезпечення ефективності розглянути питання про призначення однієї особи або команди людей, яка б працювала як координатор (и) проекту. Координатори проекту повинні мати сильні навички вирішення проблем, щоб передбачати і реагувати на непередбачені затримки або ситуації. Крім того, вони повинні мати можливість взаємодіяти і вести переговори з різними типами людей. Якщо проект передбачає роботу з бізнесом в Мексиці, то координатори повинні розуміти, що бізнес-звичаї відрізняються в Мексиці в США. Якщо ви не можете створити незалежну роль координатора проекту, то коригуйте обов'язки координатора проекту як помічника виконавчої команди. Наприклад, помічник проекту міг спланувати засідання, підготувати порядок денний та оцінити прогрес із загальною метою підтримки ефективності проекту.
Програмне забезпечення
Включення програмного забезпечення для підвищення ефективності, наприклад, для підтримки файлів проекту та керування ключовою інформацією. Для певних проектів, електронних таблиць, графіків або настінних діаграм ефективно працюють. Ви також використовуєте такі програми, як Microsoft Excel або Project, або навіть розробляєте власне програмне забезпечення. Наприклад, можна розробити програму, яка б зосередилася на важливому аспекті, такому як загальні витрати проекту або проблеми контролю якості. Переконайтеся, що інформація про проект залишається легко доступною для ключових учасників.
Міркування
Деякі проекти включають людей з різних організацій або підприємств, які працюють разом для досягнення подібної мети. Постійно аналізувати ризики проекту, наприклад, якщо член команди не може отримати дозвіл або доставити поставки вчасно. Координація проекту повинна включати плани на випадок надзвичайних ситуацій, які можуть бути швидко впроваджені у разі потреби.
Управління
Етапи координації проекту зазвичай включають створення загальної мети, планування основних завдань, а також виконання та контроль за проектом. Розробити SWOT (сильні, слабкі сторони, можливості, загрози) або STEP (соціальний, технологічний, економічний та політичний) аналіз на різних етапах для оцінки прогресу проекту.
