Ділові листи використовуються для офіційного спілкування в компаніях і організаціях. На відміну від випадкового листування, написаного близьким знайомим і родичам, ділові листи мають на меті передати інформацію одержувачу лаконічно і професійно. Як правило, ділова кореспонденція включає в себе вступ, тіло і висновок. Відмінності між двома форматами літер також можна знайти в пунктуації, довжині, тоні та стилі написання. Більше того, ділові листи зазвичай вимагають заклику до дії, або відповіді після отримання листа.
Елементи, які вам знадобляться
-
Програмне забезпечення для обробки текстів
-
Бланк компанії
Почніть з базової фірми або офіційного бланку. Переконайтеся, що ваша адреса включена у верхню частину, а також, якщо можливо, контактні дані та логотип компанії.
Напишіть дату. Поставте адресу одержувача дві лінії нижче дати, вище вітання. Вкажіть назву, офіційну назву, назву компанії та адресу офісу.
Введіть привітання два рядки нижче адреси одержувача. Зверніться до одержувача, використовуючи «Шановні», а потім назву та прізвище особи. Пам'ятайте, що після прізвища потрібно додати двокрапку, а не кому. Використовуйте “Для кого це стосується” або “Шановні пані та панове”, якщо ви не знаєте ім'я або стать реципієнта.
Почніть свій вступний абзац після привітання. Поговоріть про те, чому ви пишете діловий лист і що хочете отримати від одержувача. Вкажіть свою позицію, якщо подаєте аргумент. Довідкові події, зустрічі або особи, які знайомі чи мають відношення до читача.
Розкрийте мету або основну тему вашого листа в тілі. Наведіть приклади, що підтверджують ваш аргумент, запит або пропозицію. Надайте інформацію про особливості та переваги продукту, а також відгуки клієнтів, якщо продаєте клієнту або клієнту.
Слідкуйте за тілом зі своїм висновком. Повторюйте свій початковий запит або позицію. Дякуйте читачеві за її час і роздуми і розповідайте їй, як вона може зв'язатися з вами для подальших питань або інформації.
Закінчіть два прихильники близькими від останнього речення тіла. Виділіть чотири пробіли для підпису та друкованого імені.
Поради
-
Хоча це і є необов'язковим, ви можете відзначити мету листа на самому початку, включивши в нього тему перед привітанням. Також звичайно додають лінію уваги, щоб чітко вказати призначеного одержувача.
Напишіть короткі та короткі речення. Майте на увазі, що читачі можуть скористатися, а не читати кожне слово у вашому листі. Жирний текст, який ви вважаєте важливим для читача. Для листів, довжина яких перевищує одну сторінку, розглянемо групування абзаців під заголовками або організацію вмісту за допомогою маркерів і чисел.
