Важливість добре організованої системи подачі офісів ніколи не є більш очевидною, ніж коли важливий документ пропаде без вісті. Неефективні системи подачі можуть призвести до втрати часу, грошей і призвести до поганого прийняття рішень, якщо відсутній документ містить невід'ємну частину інформації, і ви повинні сформувати рішення без нього. Один із способів створити порядок з хаосу полягає у створенні цифрової офісної системи подачі документів, де ви призначаєте номери запису, такі як замовлення на купівлю, інвентарні предмети та оцінки, а також інформацію про файл у порядку зростання або від найнижчого до найвищого числа.
Елементи, які вам потрібні
-
Система нумерації
-
Картотека
-
Напрямні дільника файлів
-
Вкладки дільника файлів
-
Файлові папки, різні кольори
-
Мітки
Налаштуйте категорії та систему нумерації
Налаштуйте категорії файлів і призначте контрольні номери. Перелічіть окремі відділи в організації окремо. Призначте головний контрольний номер для кожного відділу. Наприклад, малий бізнес може встановити такі категорії, як "Фінансові", "Продажі", "Купівля", "Людські ресурси" і "Обладнання". Призначте контрольний номер для ідентифікації кожної основної категорії, наприклад, 100 до Фінансової; 200, продаж; 300, Купівля; 400, Людські ресурси; та 500, Обладнання.
Налаштуйте підкатегорії файлів і призначте підконтрольні числа для визначення та ідентифікації кожної підкатегорії. Наприклад, до категорії "Продажі" можна додати 10 для звітів про продаж; 20, оцінки продажів; і 30, надходження від продажу.
Встановіть систему нумерації в кожній підкатегорії, щоб ідентифікувати окремі документи в межах підкатегорії. Це стане числом, яке ви друкуєте на самому документі. Наприклад, якщо ви надсилаєте замовлення на попередньо роздруковані форми оцінки продажів, ви б вказали номер першої форми як 200-20-01, або 200 20 01, якщо бажаєте. Кожен наступний документ збільшується на один. Наприклад, можна надрукувати "200-20-02" на другій формі оцінки продажів.
Створіть головний індекс плану подачі. Це буде служити змістом для вашого картотеки.
Налаштуйте кабінет
Створити систему кольорового кодування для визначення основних і підкатегорій. Наприклад, ви можете встановити правило, яке використовує синю позначку розділювача файлів для визначення основних категорій. Кольорові папки з файлами можуть потім визначити підкатегорії, як у червоних папках звітів про продаж, зелені папки для оцінки продажів і жовті папки для надходжень від продажу. Мітки на теках файлів визначатимуть його вміст, наприклад, мітки, що відображають 01-100, 101-200 і так далі.
Створіть головну роздільну вкладку та розмістіть її в шафі. Позначте та розмістіть папки файлів початкової підкатегорії в картотеці та додайте за необхідності.
Подайте документи у відповідному порядку.
Поради
-
Виділіть деякий час, щоб визначити потреби вашого бізнесу та визначити категорію та систему нумерації, яка має сенс для вашого бізнесу.
Якщо ви використовуєте комп'ютеризовану систему обліку та роздруковуєте власні форми, вам може знадобитися змінити систему нумерації, щоб відобразити вимоги до подання. Наприклад, нумерація форм оцінки продажів може починатися з 200-20-01 і збільшуватися на одну для кожної нової оцінки.
Вкажіть конкретне місце та контейнер для всіх документів, які ще не були подані, у випадку, якщо ви тимчасово потребуєте доступу до них.
Найкращий спосіб забезпечити, щоб ви не відставали від вимог щодо подачі документів - це встановити графік, наприклад, щодня або щотижня.
