До того як електронна пошта стала популярною, передача факсів стала єдиним способом швидкого надсилання письмового повідомлення. Вони могли надати папери та роздруківки за кілька коротких хвилин за сотні або тисячі кілометрів. Оскільки електронна пошта набула широкого застосування, деякі компанії повністю відмовилися від факсів. Тим не менш, факси мають певні переваги перед електронною поштою.
Проблеми з папером
Оскільки передача факсів використовує папір і електронну пошту, проблеми з папером ставлять факсимільний зв'язок у невигідне становище. Як і принтери, факси можуть відчувати застрягання паперу. На відміну від принтерів, ці застрягання паперу можуть відбуватися на одній з двох машин, необхідних для завершення передачі факсу. Оригінальний документ може застрягати у відправляючому факсимільному апараті, можливо, якщо документ стане непридатним, якщо він досить жорсткий. На приймальному кінці, папір, на якому друкується, може застрягати у факсимільному апараті, порушуючи весь процес. Приймаюча машина також може вичерпати папір, і користувач на цьому кінці може не розуміти, що папір пропав на деякий час. Ця затримка може спричинити невідповідність часу, що залишається без відповіді протягом кількох годин або навіть днів.
Процес на один крок
Одна з найбільших переваг передачі факсів відбувається тоді, коли людина має справу з підписаним документом або документом, який існує лише в друкованому вигляді. Якщо ця особа бажає надіслати документ електронною поштою, він повинен зобразити документ за допомогою сканера або багатофункціонального принтера. Потім користувач повинен редагувати відскановане зображення, перш ніж вибрати місце на жорсткому диску комп'ютера, щоб зберегти відсканований документ. Коли людина надсилає електронну пошту, файл електронної пошти повинен бути доданий до електронної пошти. Навпаки, особа, яка використовує факсимільний апарат, просто розміщує документ в апараті і натискає декілька клавіш, щоб відправити його до приймаючої сторони.
Редагування
Документи, надіслані електронною поштою, можуть редагуватися користувачем, тоді як документи, надіслані факсом, не можуть. У ситуаціях, коли обидві сторони співпрацюють над проектом, можливість редагування документа сприяє такому співробітництву, надаючи обом користувачам можливість легко вносити зміни. Якщо обидві сторони беруть участь у змагальних відносинах, передача факсів може бути більш привабливою. Характер документа на факсимільний друк факсу ускладнює зміну документа, щоб зневажити або маніпулювати іншою стороною.
Комбінація
Багато комп'ютерів і принтерів сьогодні можуть надсилати як факси, так і електронну пошту. Це означає, що цифрові файли можуть бути відправлені з комп'ютера на факсимільний апарат, де вони поставляються як друкований документ. Ці комп'ютери та принтери також можуть отримувати передачі факсів з факсимільних апаратів, забезпечуючи переваги як факсу, так і електронної пошти.
