Грошова сегрегація обов'язків є тактикою зменшення ризику випадкових і навмисних втрат грошей співробітниками. Особа, яка найчастіше вкраде гроші у компанії, є довгостроковим працівником у робочому середовищі, де відсутні обов'язки. Грошова сегрегація обов'язків є найпоширенішою у великих корпораціях, але малі підприємства також можуть отримати вигоду від мінімального розмежування обов'язків або від того, щоб керівник ретельно контролював та переглядав грошові обов'язки. Належне розподіл обов'язків у касовому бізнесі вимагає авторизації, зберігання, обліку та узгодження.
Авторизація
Авторизація - це перший крок у ланцюжку зберігання. Тільки одна особа має право виконувати обов'язок. Наприклад, людина може отримувати пошту і чеки, але не повинна зберігати чеки, зберігати їх, записувати їх або примирювати облікову книгу, на яку були введені чеки. Крім того, він може авторизувати або підготувати депозити, але він не може звернутися до банку, щоб внести гроші. Іноді, в малому бізнесі, особа, яка авторизує чек, може примирити її лише в тому випадку, якщо інший працівник або менеджер здали і записали його.
Зберігання
Тривалість перебування під вартою залежить від обов'язків. Наприклад, касир, що обробляє гроші на восьмигодинну зміну, в більшості випадків не повинен узгоджувати власний грошовий ящик. Було б прийнятним для неї підрахувати і записати підсумкові підсумки, але начальник повинен узгодити підсумки для перевірки грошових коштів на квитанції. Це гарантує, що всі гроші враховані, а жодна з них не відсутня.
Запис
Запис - це грошовий обов'язок, який вимагає від менеджера або працівника фізично або електронно записувати грошову суму на бухгалтерські книги компанії. Цей грошовий обов'язок забезпечує паперовий слід, який слідує за грошима. У нашому попередньому прикладі, менеджер, який примирив готівку, повинен попросити іншого менеджера записати готівку на депозит або готівку в касі. Коли декілька людей обробляють готівку, важливо розділяти обов'язки по всьому ланцюжку.
Примирення
Примирення - це останній крок у розподілі грошових зобов'язань і ланцюга опіки. Це гарантує, що кожен, хто обробляв гроші, правильно зараховував готівку, чеки або депозити. Коли менеджер або працівник узгоджують суми грошових коштів за день або тиждень, це дає можливість підприємству зловити будь-які помилки в бухгалтерському обліку або виявити потенційні внутрішні крадіжки. Бізнес повинен завжди мати іншу людину, ніж той, хто отримував, обробляв або записував гроші.
