Кожна компанія, незалежно від галузі, має адміністративні обов'язки, які необхідно обробляти для того, щоб компанія працювала ефективно. Ці обов'язки часто виконуються секретарем, адміністратором, адміністративним помічником, виконавчим помічником або керівником офісу. У невеликих компаніях, де таких ролей може не існувати, працівники повинні працювати разом, щоб забезпечити завершення адміністративних обов'язків.
Зберігання інформації
Своєчасна подача важливих документів у відповідні місця - це адміністративний обов'язок, який включає розміщення папок у файлових шафах або документах у програмах онлайн-управління документами. Точні системи подачі документів забезпечують працівникам доступ до фінансових звітів, записів клієнтів та досліджень.
Пошук інформації
Дослідження інформації для клієнтів, менеджерів і співробітників в Інтернеті, в офісних системах подачі документів або в книгах є важливим адміністративним обов'язком, який допомагає підприємствам мати інформацію, необхідну для початку і завершення проектів. Ця інформація часто складається, узагальнюється, поширюється необхідним особам і представлена у звіті або таблиці.
Відповідаючи на телефони
Незалежно від того, чи маєте Ви рекламне агентство чи пральню, клієнти будуть звертатися з питаннями щодо продуктів та послуг, годин роботи, запитів на інформацію або з питаннями щодо ціноутворення. Відповідаючи на ці заклики і доглядаючи за потребами клієнтів, це адміністративний обов'язок, який може вплинути на успіх або невдачу корпорації. Неефективне спілкування з потенційними клієнтами може залишити погане враження від організації. Важливо, щоб особа, яка виконує цей адміністративний обов'язок, була впливовою, ввічливою і добре обізнаною з компанією.
Привітання відвідувачів
Коли відвідувач входить до офісу, адміністратор або секретар, як правило, сидить біля дверей, щоб сказати «привіт», вітають відвідувача на робочому місці, допомагають з питаннями і направляють його до відповідної особи, офісу або відділу. Незалежно від того, чи він відправляє пакет або клієнт приходить на заплановану зустріч, вітає відвідувачів є важливим адміністративним обов'язком.
Купівля обладнання та приладдя
Обслуговування приміщень і кабінетів, що містяться в папері, ручках та інших канцелярських товарах, є адміністративним обов'язком. Завдання, покладені на ці посади, включають в себе прийом замовлень від інших співробітників, відстеження замовлень, розгортання пунктів після прибуття та обробки рахунків-фактур, як правило, спільно з фінансовою командою.
Створюйте та керуйте письмовими повідомленнями
Крім створення листів і ділових листів для створення звітів, електронних таблиць і баз даних, адміністративні обов'язки також включають створення і управління розповсюдженням цих письмових повідомлень. Незалежно від того, чи стосуються ці комунікації для співробітників або клієнтів, ці завдання виконуються за допомогою програм обробки текстів та електронних таблиць для створення професійних, лаконічних документів.
Підготовка зустрічі
Створення конференц-залів та залів для проведення засідань, організація громадського харчування, замовлення та створення аудіовізуального обладнання та підготовка порядку денного належать до категорії адміністративних обов'язків. Ці ключові обов'язки мають важливе значення, коли компанії мають конференції або зустрічі з клієнтами в офісі чи поза ним.
