Адміністративний персонал ніколи не отримує слави і слави, але без них робочі місця приречені на неефективність і стагнацію. Керівники якості роблять різницю в тому, наскільки ефективно інші роблять свою роботу. Вони забезпечують підтримку і протистоять нескінченному потоку завдань, які виконують будь-яку компанію.
Що таке адміністративний помічник?
Адміністративні помічники заповнюють різноманітні ролі в офісних установках. Їх робота може перейти в категорію персонального помічника, якщо вони присвячені одному виконавцю, або вони можуть бути ключем до успішного, дрімаючого невеликого офісу, де вони самостійно обробляють дзвінки, оформлення документів та інші завдання на підтримку всієї робочої сили.
Більшість служб адміністративних помічників тягне за собою обробку електронної пошти, виклик на телефонні дзвінки або розміщення дзвінків клієнтам та іншим персоналом, обговорення документів і керування системами подачі. Часто вони беруть участь у залученні нових співробітників. Вони можуть керувати термінами для офісу або вищих керівників, призначати зустрічі і тримати на вершині календарів. Вони будуть часто мати справу з регулярно запланованих призначень технічного обслуговування, таких як забезпечення водної компанії приходить, щоб очистити водоохолоджувач, і інші рутинні роботи.
Кінцеві деталі адміністративного помічника залежать від компанії та людей, для яких вони працюють. Якщо вони працюють у бухгалтерії, їм може знадобитися знання процедур бухгалтерського обліку. Якщо вони знаходяться в телевізійній пост-продакшн-компанії, вони повинні знати жаргон на кіно і телебачення. Для рекламної компанії їм доведеться мати базові знання про придбання об'яв, а також роботи з рекламодавцями та клієнтами.
Робота з адміністративними помічниками може бути чудовим способом отримати загальний огляд того, що робить компанія, і можливо працювати на інших робочих місцях або відчувати, які саме функції їм найкраще підходять. З іншого боку, є кар'єрні адміністративні помічники, які люблять різноманітні пропозиції та швидкий темп, який робота приносить своїм дням.
Що таке завдання адміністративних помічників?
Можна отримати відмінну роботу з адміністративним помічником лише з вищою освітою, але деякі коледжі допомагають, особливо для роботи під керівництвом. Більш важливими є спеціальні навички роботи, такі як наявність гарного спілкування як в письмовій формі, так і під час розмови, оскільки залучено багато електронної пошти та обробки телефону. Часто адміністратори повинні мати добру тактику та дипломатію, оскільки їм доведеться мати справу з розлюченими клієнтами або бути нейтральною стороною між співробітниками свого офісу. Але всі їхні комунікативні навички будуть спірними, якщо вони не будуть хорошими слухачами з головою для деталей.
Навички роботи з комп'ютером є обов'язковим, включаючи знання, як використовувати програми, такі як Microsoft Word, Excel і Outlook. Введення даних може бути необхідним завданням, а можливість швидко освоїти будь-які програми, які використовує компанія, наприклад, управління базами даних або програми для спільної роботи з командою, допоможуть адміністратору досягти своєї ролі.
Розуміння всіх аспектів розсилки, як правило, вимагається і може спричиняти знання шляху USPS для обробки щоденної пошти та робочих поштових машин, а також знання кур'єрських систем, таких як FedEx, UPS і навіть як викликати місцевих кур'єрів.
Менш славні адміністративні обов'язки включають збереження офісу добре забезпеченим запасами. Від паперу до чорнила та ручок для принтерів ці речі є основою постачання офісу, що добре працює, і це домен адміністратора адміністратора. Так само займається обслуговуванням та утриманням офісного обладнання, наприклад, копіювальних апаратів, комп'ютерів та багато іншого. Вони не обов'язково повинні виправити ці речі, але трохи вирішення проблем йде далеко, а решту часу вони можуть викликати ІТ-відділ або звернутися до ремонтних людей.
Які якості потрібні адміністративному персоналу?
Наявність професійної поведінки та зовнішнього вигляду, що пов'язана з іміджем компанії, є дуже важливим у цій роботі, оскільки адміністративні помічники часто є «лицьовою стороною» компанії або перше враження від керівництва, оскільки вони працюють на цих столах.
Надзвичайно важливою є організація. Управління всіма цими графіками, повернення дзвінків, видача нагадувань, оновлення електронних таблиць, підтримання системи подачі документів - все це вимагає хороших організаційних навичок і здатності постійно залишатися на вершині багатьох речей. Пов'язані, звичайно, є навички управління часом, оскільки терміни є незмінними, і якщо контракт надсилається занадто пізно, або виклик не повертається оперативно, це може призвести до руйнування безцінних угод.
Дуже важливим є вміння працювати в команді, адже саме ці ролі підтримують кадрову підтримку, але так само працює і сама. Залишатися на вершині проектів і бути самостійним стартером є необхідним, і робити це в зайнятому середовищі з постійними перервами є обов'язковим. Дні заповнені дзвінками, людям, які потребують допомоги, і спливаючими завданнями, які потребують негайного вирішення, але все ще існують проекти, які потребують завершення, і персонал адміністрації повинен досягти успіху в обох.
Які набори навичок цінні?
Крім звичайних щоденних навичок, необхідних для успішної кар'єри в адміністративній підтримці, існує багато інших навичок, які можуть відокремити один від пакета і дати їм перевагу на високооплачуваних, більш невловимих адміністративних роботах.
Бути двомовним або багатомовним - це фантастичне вміння. Знаючи іспанську, німецьку, китайську, індійську чи інші мови, поширені в національному або міжнародному бізнесі, може зробити адміністратора надзвичайно цінним, і ці ролі часто платять вище.
Деякі інші потенційно цінні навички включають знання соціальних медіа, основи бухгалтерського обліку, вміння писати звіти та аналіз даних та розуміння законності та контрактів.
Зрештою, адміністративні помічники повинні шукати роботу в областях, що цікавлять їх. Той, хто любить право, повинен працювати в юридичній канцелярії, тому що їм доведеться трохи дізнатися про професію, щоб там ефективно працювати. Крім того, людина, яка не любить ліки, не повинна прагнути працювати в кабінеті лікаря. Чим більше відомо про бізнес, що проводиться на робочому місці, тим більш цінні вони стають помічником, і чим вище їхні шанси, тим просуваються.
Що заробляють адміністративні помічники?
Робота адміністративних помічників значно відрізняється, а компенсація збільшується в залежності від обсягу їхніх службових обов'язків, їх досвіду та стажу роботи тих, кому вони допомагають. Таким чином, помічник адміністратора для невеликого офісу зароблятиме менше, ніж один на високий прибуток, швидко розвивається відділ рекламного дому, і вони обидва зароблятимуть менше, ніж виконавчий адміністративний персонал, який працює виключно для генерального директора.
Згідно з Indeed.com, при усередненні заробітної плати, запропонованої в списках робочих місць за жовтень 2018 року, отримали помічники адміністраторів початкового рівня. $13.05 на годину або приблизно $28,000 щорічно. З іншого боку, Salary.com повідомляє, що досвідчений молодший адміністративний помічник заробляє, в середньому, $40,588станом на вересень 2018 року. Цей же сайт повідомляє про середню зарплату адміністративного помічника генерального директора, як $77,913, але найнижчі зарплати, в тому числі пакети пільг, пройшли так само високо, як $95,219.
Майбутнє для адміністративних асистентів
Технологія швидко змінюється, що робить наше життя більш продуктивним, організованим і швидким, ніж будь-коли. Можна думати, що це загрожує майбутнім адміністративним помічником, але це не так. Насправді, у певному сенсі, це дає їм ще більше можливостей.
Сьогодні «віртуальні помічники» - це кар'єрне зростання. Здатність працювати віддалено і контактувати по телефону та відео з їхніми роботодавцями дає можливість асистентам працювати для людей по всьому світу. Це зростаюча кар'єрна можливість для тих, хто хоче працювати з дому або за кордоном. Деякі ВА працюють безпосередньо для компаній, деякі з них зайняті третіми особами, і багато з них зараз є самозайнятими і працюють неповний робочий день для двох або більше роботодавців на тиждень. Бути успішним В.А. вимагає ще більшої самостійності і працьовитості, оскільки робота віддалено означає, що треба залишатися мотивованим на власному.
У традиційних офісах адміністративні помічники також не мають чого боятися - їх робота продовжуватиме бути ключем до успіху на робочому місці. Можливо, зміниться рівень знань комп'ютерів, які, як очікується, матимуть, оскільки автоматизація та цифрова надійність продовжуватимуть зростати, тому ті, хто залишається в курсі тенденцій та технологій, матиме перевагу над своїми колегами.
