План управління програмою використовується для групування декількох незалежних проектів для досягнення стратегічних результатів бізнесу. Часто в управлінні програмою багато уваги приділяється написанню планового документа і менше уваги приділяється реалізації. Необхідно докласти рівних зусиль для реалізації плану, щоб забезпечити його успішне виконання, і щоб будь-які відхилення були визнані та керовані відповідним чином. Взагалі, керівник програми або команда з управління програмою зобов'язана взяти на себе повну відповідальність за план програми та забезпечити її ефективне впровадження.
Елементи, які вам знадобляться
-
Програмне забезпечення електронних таблиць
-
Програмне забезпечення для обробки текстів
-
Електронна пошта
-
Телефон
Встановіть командний ланцюжок. Встановіть чіткий ланцюжок команди з формалізованим процесом прийняття рішень. Переконайтеся, що процес простий і може підтримувати швидкі зміни часу, щоб реалізація не зайшла в очі. Переконайтеся, що визначені процеси не обходяться шляхом постійного моніторингу ситуації.
Розробити програмні стандарти та показники успішності. Визначити стандарти, які будуть використовуватися для вимірювання інтеграції різних компонентів програми. Документ стандарти, пов'язані з процесами, комунікації, даних, звітів, шаблонів і методів розподілу, щоб забезпечити інтеграцію різних проектів і завдань, що входять до програми.
Визначте графік і звіт про виконання. Задокументуйте деталі ключових етапів, графіків і етапів проекту. Визначте учасників плану та учасників проекту та надайте їм письмову документацію про їхні обов'язки та механізми звітування. Це дозволить зберегти цілеспрямованість команди і завдання.
Спілкуйтеся, спілкуйтеся, спілкуйтеся. Всі сторони, які беруть участь у плані управління програмою, потребують постійного спілкування. Комунікації повинні включати поточні ініціативи та заходи, звіти про результати діяльності, успіхи та досягнення, а також виходи для зворотного зв'язку, внеску та коментарів.
Оцініть процес, а потім повторно оцініть план. Регулярно збирайте відгуки учасників та оцінюйте, чи досягнута мета. Як завершує кожен ключовий проект, провести офіційну зустріч для обговорення цього процесу. У процесі відзначають успіх, визначають сфери вдосконалення та змінюють ресурси, необхідні для оптимізації продуктивності. Якщо цілі не досягнуті, оцініть, чи повинні вони змінюватися.
Розробити план навчання. Якщо результат плану управління програмою призведе до створення нової системи або процесу, слід розробити офіційну програму для забезпечення навчання та ресурсів для всіх користувачів і власників систем. План повинен передбачати програми навчання, комунікацій та управління змінами.
Поради
-
• Визначити параметри, які запускають формальний поглиблений огляд з точки зору часу, витрат, людей або якості з схваленого плану проекту. • План є орієнтиром, а не набором правил. Важливо зробити відхилення, якщо вони є обґрунтованими. • Сприяти відкритому спілкуванню. Вислухайте відгуки всіх сторін, залучених до процесу; вони можуть мати більш ефективні рішення для реалізації частини плану.
Увага
• Стає важко згадати, хто повинен робити те, що згідно з кожною версією плану. Документація та безперервне письмове спілкування зроблять це легше керувати. • Створити підзвітність для забезпечення того, щоб процес впровадження не припинився. • Будьте гнучкими. Можливі незаплановані зміни. Якщо вони це роблять, оцініть їхній вплив і внесіть відповідні корективи. Залишається усвідомлювати виділені ресурси.
