Безпека обліку заробітної плати та працівників, які працюють з ними, є постійним питанням для адміністраторів і корпоративного управління. Безпека заробітної плати включає в себе впровадження та підтримку конфіденційності та безпеки записів із заробітної плати, відділу оплати праці та персоналу заробітної плати. Менеджер з розрахунку заробітної плати, менеджер з бухгалтерського обліку або менеджер з управління персоналом можуть нести відповідальність за забезпечення заробітної плати разом із керівництвом. Створення високозахищеного та ефективно організованого середовища заробітної плати має бути метою кожного відділу оплати праці.
Організація
Організація відділу оплати праці, персоналу та процесів є життєво важливим для забезпечення заробітної плати. Для безпечного адміністрування заробітної плати необхідний чіткий ланцюжок командування, логічна організаційна схема відділу та чітке делегування обов'язків по заробітній платі. Менеджер, процесор розрахунку заробітної плати, фахівець з спеціальних ситуацій заробітної плати, такі як накази про нарахування заробітної плати та виплати відшкодувань працівників, працівників службових працівників та будь-якого іншого персоналу заробітної плати, повинні бути організовані у відділі для конфіденційної, ефективної, безпечної та юридично сумісної оплати праці. Кожен у сфері оплати праці повинен мати чітко визначені обов'язки, щоб уникнути і усунути порушення безпеки та лазівки в обробці заробітної плати.
Контроль доступу
Весь доступ до паперових документів із заробітної плати, фізичних файлів зберігання даних, комп'ютерів і комп'ютерних звітів, а також будь-який інший доступ повинен бути суворо контролювати і застосовуватися для забезпечення конфіденційної інформації про заробітну плату. Обов'язки кожного працівника заробітної плати повинні бути переглянуті менеджером заробітної плати, щоб визначити, який рівень доступу необхідний. Доступ до фізичних документів з виплати заробітної плати, таких як розрахункові таблиці, підвищення дозволів, оформлення документів на бонуси та комісії, а також інші документи заробітної плати з чутливою та конфіденційною фінансовою інформацією повинні обмежуватися лише тими, хто обробляє транзакції. Файлові шафи та комп'ютери з інформацією про заробітну плату, дані та архіви повинні бути розташовані в безпечних зонах, де тільки ті, хто має дозвіл на безпеку, можуть переглядати та працювати з ними. Наприклад, службовці, які входять у систему оплати праці, не повинні мати доступу до остаточних процесів подання документів або заробітної плати.
Процедури документа
Процедури нарахування заробітної плати повинні бути ретельно задокументовані та виконані, щоб забезпечити безпеку процесу оплати праці та персоналу. Обов'язки кожного працівника заробітної плати повинні бути чітко визначені в їх посадовій інструкції, в процедурах заробітної плати, які вони виконують, і в стандартному керівництві з управління заробітною платою. Процедури повинні дотримуватися, переглядатися, коли що-небудь змінюється і переглядатися щонайменше щорічно, якщо не частіше, щоб захистити цілісність процесів і уникнути прогалин у безпеці.
Фізична безпека
Фізична безпека обліку заробітної плати, файлів, даних і систем, а також засобів оплати праці та персоналу є життєво важливою. Захист заробітної плати та конфіденційність не повинні порушуватися, щоб заощадити гроші, обробляючи нарахування заробітної плати на прийомі, або за допомогою одного працівника заробітної плати виконувати обов'язки без перевірки. Файлові шафи повинні бути заблоковані з обмеженим доступом. Офіси, основні кадри та настільні комп'ютери з даними про нарахування заробітної плати та програмне забезпечення для обробки не повинні розташовуватися в загальних зонах, але в захищених місцях, які можна легко заблокувати. Співробітники заробітної плати повинні мати робоче середовище, захищене від руху працівників і відвідувачів, і повинні мати прості способи успішного захисту інформації, з якою вони працюють, тому вони не підлягають гніву або емоційним співробітникам. Будь-які помилки, розбіжності та скарги щодо заробітної плати повинні мати чіткі процеси і повинні розглядатися керівниками або наглядачами, а не безпосередньо з персоналом заробітної плати.
