Компанії та люди зазвичай використовують сканери для відтворення документів і зображень у ці дні. Це можуть бути окремі пристрої або сканери "все-в-одному" з можливостями друку. Щоб визначити, чи є сканер гідною інвестицією, ви повинні зважити переваги та недоліки машини. Варіація наборів функцій ускладнює цей процес.
Pro: швидке відтворення з збереженням оригіналу
Сканери не потребують повторного введення тексту або перемальовування зображень. Таким чином, ви можете відтворити документ або фотографію всього за 10 секунд, навіть якщо оригінал виконано годинами або днями. Сканер може зробити цю копію без пошкодження оригінального елемента.
Con: Сторони скопійовані
Більшість сканерів побудовано для відтворення тексту та зображень, надрукованих на аркушах паперу. Вони не призначені для сканування 3D-об'єктів, навіть якщо сканер двосторонній (може сканувати передню і задню). Конструкція означає, що ви обмежені в тому, що ви скануєте. 3D-сканування передбачає більш просунуту лазерну технологію, яка зазвичай не знайдена в середньому офісному сканері.
Pro: Дигіталізація
Після сканування документа можна зберегти відскановане зображення як файл на комп'ютері. Ви можете змінити цей файл різними видами програмного забезпечення. Оцифрування документа або зображення також означає, що ви можете легко перенести отриманий файл, наприклад, перенести його на диск з пером або надіслати його співробітнику електронною поштою.
Con: Зменшення якості
Сканування - це зображення тексту, графіки або обох. Як наслідок, сканування ніколи не може бути настільки хорошим за якістю, як оригінальний елемент, який ви сканували, як через обмеження програмного та апаратного забезпечення. Стиснення даних під час цифрового перетворення також знижує якість сканованого зображення - деякі формати стиснення для цього є гіршими, ніж інші. Втрата даних може бути не видно неозброєним оком, але вона завжди відбувається. Це не може бути величезною проблемою для основних текстових документів, але стає проблематичним, коли потрібно зберегти деталі зображення та колір. Отримання більш високої якості сканування, як правило, означає створення великого файлу, який не так легко зберігається або надсилається електронною поштою.
Con: Технічні питання та портативність
Сканери покладаються на програмне забезпечення і рухомі частини, як транспортна паличка для роботи, і в багатьох випадках вони також потребують комп'ютера. В результаті, сканери можуть зіткнутися з збоями і вимагати обслуговування. Наприклад, сканер може потребувати нових драйверів або викликати зависання комп'ютера, підключеного до сканера. Світлодіодні лампи можуть затьмарюватися, вимагаючи заміни, а ліжко сканера може бути брудним, щоб заважати якості сканування. Датчики можуть припинити роботу через невдале підключення. Сканери також можуть застаріти і потребують заміни з плином часу. Як обслуговування, так і заміна можуть бути дорогими, особливо для складних офісних сканерів. Крім того, портативність може бути проблемою, як через розмір сканера, так і через залежність сканера від хост-комп'ютера.
