Кредиторська заборгованість малого офісу - це поточний рахунок, що складається з боргових зобов'язань, які повинні бути сплачені протягом наступних 12 місяців. Важливо, щоб документи, що підтримують ці позики, були організовані таким чином, щоб платежі за цими зобов'язаннями здійснювалися вчасно. Своєчасна сплата кредиторської заборгованості підтримує кредитний рейтинг організації, а також забезпечує хороші та стабільні відносини з кредиторами та постачальниками.
Зіставляйте отримані рахунки-фактури з їхнім замовленням на придбання та документом про отримання або завершення обслуговування. Дійсний і оплачуваний рахунок-фактура існує після створення затвердженого замовлення на купівлю та отримання пунктів на замовлення або надання послуг. Створюйте папки за назвою постачальника для зберігання неперевершених замовлень на купівлю, отримання документів та інших допоміжних документів.
Надішліть документи, що підлягають оплаті, за датою платежу. Після того, як рахунки-фактури збігаються з супровідними документами, перевірте дату платежів і встановіть дату платежу для рахунка-фактури. Організуйте рахунки-фактури в папках, які відображають кожен день місяця. Коли ви визначаєте дату платежу для рахунка-фактури, подайте його в цей день. Папка з акордеоном, яка не займає багато місця, може бути використана для зберігання документів; кожна вкладка може представляти день місяця. Якщо папка акордеону занадто мала, розгляньте можливість використання висячих файлів, які забезпечують більше можливостей для оформлення документів. Кожній папці або файлу призначати лише день місяця; після закінчення поточного місяця можна повторно використовувати ці файли протягом наступного місяця.
Увімкніть у свій щоденний графік перегляд файлу рахунків до оплати цього дня. Якщо в цей день подано рахунки-фактури, видати платіж за рахунок-фактуру та позначити його як оплачений. У рахунку-фактурі слід зазначити дату платежу, номер чека або ідентифікаційний номер операції, якщо він оплачений в електронному вигляді, суму, сплачену та ідентифікацію особи, яка обробив платіж.
Файл оплачуваних рахунків у файлах, створених для кожного постачальника або кредитора. Файл постачальника повинен містити всі виплачені рахунки з початку облікового або 12-місячного періоду. Документи в цьому файлі підтримують платежі, здійснені продавцю. Якщо виникла проблема з оплатою або вимогам постачальника не було отримано, ця документація може надавати підтримку, коли платіж завершено, та елементи, які були сплачені або не сплачені.
