Кожен бізнес і людина, яка працює з громадськістю, повинна в будь-який момент спілкуватися з громадськістю. Але це не ідеально для того, щоб партія розділила свої ресурси між своїм основним бізнесом і пояснивши, що бізнес - світові - саме тут приходять агенції зі зв'язків з громадськістю. для клієнта, якого він представляє.
Отримання на тій же сторінці, що й клієнт
Перш ніж PR агентство зможе отримати повідомлення від імені клієнта, воно має з'ясувати, що це за повідомлення. Представники PR сідають зі своїми клієнтами на початку відносин, щоб дізнатися все, що можуть, про свою діяльність. Для підприємств ця інформація включає в себе їх загальну місію, продукти, послуги і як вони виводять їх на ринок. Для громадських діячів, що включає інформацію про професійні проекти людини, а також особисті деталі життя, які можуть вплинути на громадську думку. Для всіх клієнтів агентство встановлює протокол для обміну інформацією, щоб він ніколи не пропускав можливості представити нові події громадськості.
Написання прес-релізів
Основним продуктом, що виходить з PR агентств, є прес-реліз, інформація про компанію, яку надають інформаційним агентствам для публікації. Інформаційні агентства люблять мати прес-релізи, особливо на повільних днях, оскільки це означає менше роботи для заповнення місця в газеті. Застереження полягає в тому, що прес-реліз повинен вимагати небагато змін у редагуванні - інакше редактори новин не захочуть витрачати дорогоцінний час на те, що, мабуть, несуттєва інформація. Одним із способів визначення якості PR-агентства є прохання зразків прес-релізів та вивчення їх у відповідності з керівними принципами стилю Associated Press. Якщо релізи навряд чи можна відрізнити у форматі від реальних статей новин, і ви все одно залишите позитивне враження про організацію, представлену у випуску, агентство добре справилося. Але на відміну від фактичної статті новин, не важливо, щоб прес-реліз містив точні цитати. Часто письменник по зв'язках з громадськістю складає котирування - але тільки від імені клієнтів - і шукає схвалення від клієнта до того, як прес-реліз буде надіслано інформаційним агентствам.
Встановлення зв'язків з інформаційними агентствами
PR агенції повинні вести список інформаційних агентств, до яких вони надсилають прес-релізи. Але, що більш важливо, фахівці зі зв'язків з громадськістю встановлюють зв'язки з журналістами, які шукають інформацію про клієнта для статті. Професіонали з PR - шлюз для всієї інформації, що надходить з організації, яку вони представляють. Це означає, що PR-агентство стане першим контактним особою журналіста для отримання інформації про клієнта, і агентство або виступить як представник клієнта, або зв'яже журналіста з відповідною особою в організації клієнта. Іноді співробітник агентства виступає в якості третьої сторони в інтерв'ю, щоб направляти питання і відповіді в позитивному напрямку.
Керування наявністю соціальних медіа
З розвитком соціальних медіа роль професіоналів у сфері зв'язків з громадськістю розширилася, включаючи онлайн-представництво клієнтів. Якщо у клієнта є профіль у блозі, Facebook або Twitter, PR-агентство має мати доступ до нього; якщо у клієнта немає, агентство має встановити його. На відміну від прес-релізів, присутність соціальних медіа є безпосередньою для громадськості. Як наслідок, агентству не треба турбуватися про дотримання формату новин або виникнення упередженого ставлення від імені клієнта, оскільки ніхто не очікує, що громадський діяч чи компанія не будуть виконувати власний ріг. Як і обов'язки речника або котирування в прес-релізах, оновлення соціальних медіа повинні бути написані так, ніби інформація безпосередньо від клієнта, на відміну від перспективи найманої третьої сторони.
