Переплата працівнику, як правило, є результатом помилки розрахунку заробітної плати. Як роботодавець, переплата може відбутися, якщо ви сплачуєте працівникові більше годин або зарплату, ніж вона має право, або якщо ви не зробите обов'язкового або добровільного відрахування. У будь-якому випадку ви можете виправити ситуацію.
Зверніться до державного права
У момент, коли ви виявите цю помилку, проконсультуйтеся з державним департаментом праці щодо процедур збору заробітної плати. Багато держав дозволяють робити такі відрахування через вирахування заробітної плати. Залежно від суми заборгованості, ви можете утримувати виплати за серію зарплат у вигляді одноразової суми. Державне право в цілому обмежує суму, яку ви можете утримати протягом одного періоду оплати. Зверніть увагу, що, крім обов'язкових відрахувань, держава не може дозволити вам робити вирахування з оплати праці працівника без її письмової згоди. Крім того, держава може заборонити вам робити вирахування, якщо це призведе до того, що дохід працівника впаде нижче необхідної мінімальної заробітної плати.
Повідомлення про погашення
Збір погашення за допомогою вирахування заробітної плати може бути зручним для працівника, особливо якщо ви зробили помилку, і співробітник вже витратив переплату. Якщо ви виявите цю помилку незабаром після оплати працівника і негайно повідомити його, співробітник може негайно сплатити переплату. Якщо ви збираєте переплату за допомогою вирахування заробітної плати, повідомте про це працівнику в письмовій формі та вкажіть подробиці переплати, наприклад, коли відбулося переплата, суму, коли відбуватиметься відрахування кожної заробітної плати та суми відрахувань. Надайте працівникові інші способи оплати, такі як особистий чек, грошовий переказ або готівка. Якщо письмова згода співробітника необхідна для того, щоб зробити відрахування і працівник відмовляється, ви можете спробувати повернути переплату, подавши до суду позов проти працівника.
Коригування заробітної плати
Коли ви збираєте переплату, ви також повинні відповідно відрегулювати записи заробітної плати працівника. Наприклад, якщо ви переплатили зарплату на 200 доларів за певний період оплати, зробіть коригування як негативну, щоб вона була виведена з річного доходу працівника, а її W-2 буде правильним для цілей оподаткування. Коли ви переплатили працівника, податки та відрахування, пов'язані з переплатою, також вилучаються з її оплати. Програмне забезпечення заробітної плати автоматично налаштовує записи заробітної плати працівника, коли ви вводите переплату як негативну. Якщо ви не використовуєте програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати, вручну визначте різницю між її початковими відрахуваннями та тим, чим вони повинні були бути. Різниця - це сума переплачених відрахувань. Коли ви відраховуєте переплату заробітної плати з оплати праці працівника, це зменшує її загальний дохід і коригує її відрахування, зменшуючи суми. Якщо переплата пов'язана з відрахуванням, який взагалі не береться, відрахування можна віднести до позитивного, щоб він вираховувався з доходу.
Переплата по безробіттю
Ви зобов'язані сплачувати федеральний податок з безробіття та державний податок на безробіття до певної суми щороку на всіх працівників, яким ви платите заробітну плату. Коли ви переплачуєте працівника і не виконуєте річний ліміт оплати праці, це може призвести до переплати як федерального, так і державного податку на безробіття. У цьому випадку повідомляйте про сплату федерального податку на випадок безробіття до податкової служби та сплачуйте переплату податку на безробіття адміністративному державному агентству, щоб отримати кредит на переплату.
